Terminverwaltung

Terminverwaltung:

Die Terminverwaltung bietet eine übersichtliche Möglichkeit zur Verwaltung Ihrer Termine. Sie haben durch die Erinnerungsfunktion die Möglichkeit, dass Sie vor dem eigentlichen Beginn des Termins eine Nachricht erhalten, dass der Termin zu der eingetragenen Zeit am eingetragenen Ort stattfindet.

Erstellen von Terminen:

Sie können einen neuen Termin von überall in com(organize) aus mit der Tastenkombination "Strg" + "T" starten.

Andere Möglichkeiten sind:

* vom com(organize)-Hauptmenü aus auf:  --> Datei --> Neu --> Termin gehen„

* oder durch Doppelklick mit der linken Maustaste im Kalender (sinnvollerweise in diejenige Zeile, zu der der Termin beginnen soll)

Es erscheint folgendes Fenster:

Von: hier wird automatisch Ihr Benutzername, unter dem Sie in com(organize) angelegt sind, eingetragen, wenn Sie auf "Senden" klicken.

An: in dieses Feld müssen Sie den Empfänger des Termins eintragen

Eintragen von eigenen Terminen: in der Regel wird man sich einen eigenen Termin notieren. Da dies die häufigste Variante ist, wird im Feld "An" automatisch der eigene Benutzername voreingestellt. Sie können aber mit den Tasten "Pfeil nach oben" sowie "Pfeil nach unten" sehr komfortabel die anderen Benutzer im System durchblättern bzw. auswählen.

Erstellen von internen Terminen:

Sie können entweder die Benutzerkurzbezeichnung (Kürzel, mit dem dieser Benutzer in com(organize) angelegt ist - meist die Anfangsbuchstaben, z.B. PL) oder den Benutzernamen eingeben. Wenn Sie die ersten Buchstaben des Benutzernamens eingeben, wird durch die Auto-Vervollständigung der komplette Name eingetragen. Sie können aber auch durch Drücken auf die Cursortasten "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" die angelegten Benutzer durchblättern. Nähere Informationen siehe: "Benutzer"

Beispiel: (Auto-Vervollständigung)   nach Eingabe von "pe" erscheint der komplette Name

Erstellen von Terminen an Benutzergruppen:

Intern: Sie können im Bereich com(economy) einen Langtext anlegen, in dem durch Strichpunkt und OHNE Leerzeichen getrennt die gewünschten Kurzcodes der Benutzer ODER die Benutzernamen angegeben sind. Diesen Langtext können Sie dann im Feld "An:" eintragen bzw. mit der Taste "F3" suchen und übernehmen. Damit werden automatisch alle Benutzer als Empfänger eingetragen.

Erstellen von Terminen für externe Empfänger:

Sie können Termine auch an beliebige E-mail-Adressen senden!

Sie können entweder über die Auswahliste ("F4" oder Symbol ) oder mit dem Supersuchschlüssel  ("Alt" + "F" oder Symbol ) auf einfache Weise nach Kunden / Lieferanten / Kontakten suchen. Die Emailadresse wird automatisch in das Adressfeld übernommen. Falls Sie bei dem ausgewähltem Kunden Ansprechpartner zugeordnet haben, kommt eine Auswahlliste mit den eingetragenen Ansprechpartnern, in der Sie den entsprechenden Adressaten auswählen können. Wenn Sie NICHT die Email-Adresse eines Ansprechpartners übernehmen wollen dann drücken Sie auf die "Esc"-Taste - dann wird automatisch die Standard-Email-Adresse des Kunden aus dem Kundenstamm übernommen.

CC : Sie können eine Kopie des Jobs auch an zusätzliche Empfänger schicken.

Anzeigefarbe: In diesem Feld können Sie verschiedene Farben für verschiedene Arten von Terminen auswählen (Besprechung, Privat, ..) Details dazu siehe unter: "Farben für Termine definieren".

Ort: Hier können Sie den Ort eintragen, an dem der Termin stattfindet. Um den Ort zu sehen müssen Sie den Termin (im Kalender) öffnen.

Datum: An dem hier angegebenen Tag wird der Termin beim Empfänger im Kalender eingetragen.

Beginn: / Ende: Tragen Sie hier den Beginn und das Ende des Termines ein. Wenn Sie die Auswahlliste starten (F4 oder Symbol) erscheint folgende

Zeitauswahl-Maske. Sie können mit der linken Maustaste den Balken sowohl für den Beginn als auch für das Ende des Termins verschieben:

Enddatum:  Das ist bei einem Termin, der sich über mehrere Tage zieht, das Ende-Datum.

Erinnerung um: Hier können Sie einen Erinnerungszeitpunkt für den jeweiligen Termin festlegen. Siehe auch Arbeiten mit der "Erinnerungsfunktion".

Betreff: Sie sollten auf jeden Fall einen Betreff eintragen da dieser Betreff im Kalender angezeigt wird (je nach Breite der Spalten - Details siehe

unter "Kalender").

Dieses Feld hat aber noch eine weitere wichtige Funktion: die Zuordnung des Mails zum Stamm des Empfängers.

Diese Funktion ist vor allem für die interne Verwendung der com[organize] gedacht. Wenn man im Feld "Betreff" steht, kann man mit dem Supersuchschlüssel nach Kunden / Lieferanten / Kontakten suchen. Wenn Sie anschließend eine Adresse auswählen wird automatisch der Name in das Betreff - Feld geschrieben und die Nachricht dem entsprechenden Kunden / Lieferanten / Kontakt zugewiesen und ist damit im Info-Center ersichtlich. Details dazu siehe: "Info-Center".

Mitteilung: In diese Zeilen können Sie eine umfangreichere Beschreibung des Termins eintragen. Dieser Text wird im Kalender nicht mit angezeigt. Wenn Sie diese Mitteilung lesen wollen, müssen Sie den Termin im Kalender aufmachen (Doppelklick mit der linken Maustaste).

Zuweisung: Falls Sie die Zuweisung nicht schon im Feld "Betreff" gemacht haben (siehe oben) haben Sie hier die Möglichkeit, den Job einem Kunden, Lieferanten oder Kontakt zuzuordnen. Details dazu siehe unter: "Mails senden / Absatz Zuweisung"

Anlagen: Sie können auch einem Termin eine Anlage zuordnen, z.B. ein Protokoll, o.ä. Details dazu siehe unter: "Anlagen"

Privat: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann diese Nachricht nur vom Empfänger nach Eingabe des Privatpasswortes gelesen werden. Siehe auch "Private Einträge anzeigen".

Terminkollisionen:

Wenn Sie einen (internen) Termin eintragen (senden) wollen und beim Empfänger ist zum selben Zeitpunkt zumindest teilweise bereits ein anderer Termin eingetragen, dann erscheint folgender Hinweis:

Sie können entweder abbrechen und einen anderen Termin auswählen oder Sie tragen den Termin trotzdem ein.

Wenn es Terminüberschneidungen gibt, werden diese Termine im Kalender am betreffenden Tag nebeneinander angezeigt:

Termin über mehrere Tage: Wenn ein Termin über mehrere Tage gehen soll, müssen Sie im Feld "Enddatum" den letzten Tag eintragen.

 Hinweis: Termine, die sich über mehrere Tage erstrecken, werden ab dem Beginn-Zeitpunkt immer für weitere 24 Stunden eingetragen.

Verschieben von Terminen:

Hinweis: Beachten Sie in diesem Zusammenhang Ihre Benutzerberechtigungen. Sie werden nicht immer die Berechtigung haben, Termine abzulehnen oder zu ändern!  Details siehe unter: "Benutzer".

1. Durch einen Doppelklick auf den Termin können die Einstellungen geändert werden

2. Klicken Sie den Termin einmal an. Der Termin ist somit markiert. Sie können jetzt den Termin verschieben, indem Sie die linke Maustaste gedrückt lassen und sich zum gewünschten Tag, bzw. Zeitpunkt bewegen. Ebenfalls kann die Zeitspanne durch Anklicken des Termins und Ziehen am unteren Endes des Termins verändert werden.

Empfang von Terminen: ( Akzeptieren und Ablehnen)

Wenn Ihnen jemand anderer einen Termin einträgt, wird dieser in der Mailbox abgelegt. Sie haben die Möglichkeit diesen Termin zu akzeptieren, bzw. abzulehnen.

 Hinweis: Beachten Sie in diesem Zusammenhang Ihre Benutzerberechtigungen. Sie werden nicht immer die Berechtigung haben, Termine                abzulehnen oder zu ändern!  Details siehe unter: "Benutzer".        .

 Beispiel für fehlende Berechtigungen: die Funktionen "Akzeptieren" und "Ablehnen" sind nicht aktiviert (hellgrau):

Ausserdem wird der Termin sofort in Ihrem Kalender eingetragen (vorerst mit Fragezeichen):

Akzeptieren: Wenn Sie den Termin akzeptieren, wird im Kalender das Fragezeichen gelöscht.

Ablehnen: Wenn Sie den Termin ablehnen, erhalten Sie folgende Sicherheitsabfrage:

Wenn Sie den Termin mit "Ja" tatsächlich ablehnen wird automatisch ein Antwortmail an den Absender erzeugt:

Hinweis: Der Betreff des ursprünglichen Termins wird mit angezeigt (siehe oben).

Dieses Antwortmail müssen Sie absenden - ein Abbruch ist nicht möglich !!!

Terminübersicht: Sie können sich sowohl die eigenen als auch die Termine der anderen com(organize)-Benutzer (user) über die Terminübersicht anzeigen lassen. Details siehe unter "Terminübersicht".

Termin suchen:  siehe unter "Nachrichten suchen"