Jobs

Arbeiten mit Jobs

Jobs werden zur Verwaltung von diversen Tätigkeiten, wie Angebotsnachfassung, u.a. verwendet. Sie können Jobs für sich selbst, für die anderen Benutzer von com(organize), aber auch für externe Personen über die Mail-Adresse versenden bzw. eintragen. Sie haben die Möglichkeit Jobs nach Prioritäten zu sortieren, um so eine effizientere Abarbeitung zu erreichen. Werden Jobs im Kalender rot dargestellt, so sind diese bereits überfällig, d.h. es ist das “zu erledigen„ - Datum bereits überschritten. Solche Jobs werden im Kalender dann automatisch vor den noch in der Zeit liegenden Jobs gereiht (siehe unten).

Erstellen von Jobs:

Sie können einen neuen Job von überall in com(organize) aus mit der Tastenkombination "Strg" + "J" starten.

Andere Möglichkeiten sind:

* vom com(organize)-Hauptmenü aus auf:  --> Datei --> Neu --> Job gehen,

* oder durch Doppelklick mit der linken Maustaste auf die leere Fläche unterhalb der Auflistung der Jobs im Kalender

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Von: hier wird automatisch Ihr Benutzername, unter dem Sie in com(organize) angelegt sind, eingetragen, wenn Sie auf "Senden" klicken.

An: in dieses Feld müssen Sie den Empfänger des Jobs eintragen

Erstellen von eigenen Jobs: in der Regel wird man sich einen eigenen Job notieren. Da dies die häufigste Variante ist, wird im Feld "An" automatisch der eigene Benutzername voreingestellt. Sie können aber mit den Tasten "Pfeil nach oben" sowie "Pfeil nach unten" sehr komfortabel die anderen Benutzer im System durchblättern bzw. auswählen.

Erstellen von internen Jobs:

Sie können entweder die Benutzerkurzbezeichnung (Kürzel, mit dem dieser Benutzer in com(organize) angelegt ist - meist die Anfangsbuchstaben, z.B. PL) oder den Benutzernamen eingeben. Wenn Sie die ersten Buchstaben des Benutzernamens eingeben, wird durch die Auto-Vervollständigung der komplette Name eingetragen. Sie können aber auch durch Drücken auf die Cursortasten "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" die angelegten Benutzer durchblättern. Nähere Informationen siehe: "Benutzer"

Beispiel: (Auto-Vervollständigung)   nach Eingabe von "pe" erscheint der komplette Name

Erstellen von Jobs an Benutzergruppen:

Intern: Sie können im Bereich com(economy) einen Langtext anlegen, in dem durch Strichpunkt und OHNE Leerzeichen getrennt die gewünschten Kurzcodes der Benutzer ODER die Benutzernamen angegeben sind. Diesen Langtext können Sie dann im Feld "An:" eintragen bzw. mit der Taste "F3" suchen und übernehmen. Damit werden automatisch alle Benutzer als Empfänger eingetragen.

Erstellen von Jobs für externe Empfänger:

Sie können Jobs auch an beliebige E-mail-Adressen senden!

Sie können entweder über die Auswahliste ("F4" oder Symbol ) oder mit dem Supersuchschlüssel  ("Alt" + "F" oder Symbol ) auf einfache Weise nach Kunden / Lieferanten / Kontakten suchen. Die Emailadresse wird automatisch in das Adressfeld übernommen. Falls Sie bei dem ausgewähltem Kunden Ansprechpartner zugeordnet haben, kommt eine Auswahlliste mit den eingetragenen Ansprechpartnern, in der Sie den entsprechenden Adressaten auswählen können. Wenn Sie NICHT die Email-Adresse eines Ansprechpartners übernehmen wollen dann drücken Sie auf die "Esc"-Taste - dann wird automatisch die Standard-Email-Adresse des Kunden aus dem Kundenstamm übernommen.

CC : Sie können eine Kopie des Jobs auch an zusätzliche Empfänger schicken.

Datum: An dem hier angegebenen Tag wird der Job beim Empfänger im Kalender eingetragen.

Zu erledigen bis: Bis zu diesem Termin muss der Job erledigt sein, ansonsten wird er im Kalender rot angezeigt.

Betreff: Sie sollten auf jeden Fall einen Betreff eintragen da dieser Betreff im Kalender angezeigt wird (je nach Breite der Spalten - Details siehe

unter "Kalender").

Dieses Feld hat aber noch eine weitere wichtige Funktion: die Zuordnung des Jobs zum Stamm des Empfängers.

Diese Funktion ist vor allem für die interne Verwendung der com[organize] gedacht. Wenn man im Feld "Betreff" steht, kann man mit dem Supersuchschlüssel nach Kunden / Lieferanten / Kontakten suchen. Wenn Sie anschließend eine Adresse auswählen wird automatisch der Name in das Betreff - Feld geschrieben und die Nachricht dem entsprechenden Kunden / Lieferanten / Kontakt zugewiesen und ist damit im Info-Center ersichtlich. Details dazu siehe: "Info-Center".

Mitteilung: In diese Zeilen können Sie eine umfangreichere Beschreibung des Jobs eintragen. Dieser Text wird im Kalender nicht mit angezeigt. Wenn Sie diese Mitteilung lesen wollen, müssen Sie den Job im Kalender aufmachen (Doppelklick mit der linken Maustaste).

Zuweisung: Falls Sie die Zuweisung nicht schon im Feld "Betreff" gemacht haben (siehe oben) haben Sie hier die Möglichkeit, den Job einem Kunden, Lieferanten oder Kontakt zuzuordnen. Details dazu siehe "Info-Center".

 Hinweis: Die in der Auswahlliste weiters angezeigten Zuweisungen: "Lieferschein/Auftrag", "Angebot/LV" sowie "Baustelle" gelten nur bis zur Programmversion ce6.32 !!  Ab der Version ce7.xx werden Geschäftsfälle und einzelne Belege automatisch zugewiesen womit diese Möglichkeiten ab ce7.xx bedeutungslos sind!!

Nachdem Sie im ersten Feld ausgewählt haben, welchem Bereich Sie den Job zuordnen wollen können Sie im Feld darunter eine Auswahlliste des gewählten Bereiches anzeigen lassen oder mittels Supersuchschlüssel ("Alt" + "F") gezielt eine Adresse suchen:

Keine Projekte / Keine Anlagen:

In diesen Feldern wird angezeigt, ob bzw. welche Projekte bzw. Anlagen Sie mit dem Job verknüpft haben.

Wenn Sie z. B. eine Anlage eingetragen haben, dann wird diese nicht nur angezeigt, sondern Sie können diese Anlage zur Kontrolle entweder öffnen oder auch wieder aus dem Job herauslöschen:

Zum Öffnen klicken Sie mit der linken Maustaste entweder auf den Text der Anlage oder auf die Büroklammer.

Zumm Löschen klicken Sie mit der rechten Maustaste entweder auf den Text der Anlage oder auf die Büroklammer und anschließend auf "Anlage löschen".

Weitere Informationen zu Anlagen siehe unter: "Anlagen".

Erledigt: Wenn Sie den Job als "erledigt" markieren, wird er beim Tageswechsel im Kalender nicht mehr mitgezogen. Er bleibt an dem Datum stehen, an dem er erledigt worden ist. Sie können einen Job entweder direkt im Kalender als "erledigt" markieren, indem Sie mit der linken Maustaste in das kleine Rechteck links neben dem Job klicken oder im aufgerufenen Job:

Priorität:  Hier können Sie die Priorität des Jobs eingeben. Die Priorität ist für die Reihung der Jobs im Kalender verantwortlich und wird neben dem Kästchen für "erledigt" angezeigt (siehe Beispiel unten).

Beachten Sie, dass in der Reihung der Jobs immer zuerst die überfälligen Jobs stehen, deren “Erledigungsdatum„ bereits vergangen ist und dann erst alle die noch in der Zeit liegen. Überfällige Jobs sind durch eine rote Schriftfarbe gekennzeichnet.

Beispiel: Beachten Sie, dass das Feld "Priorität" ein sog. Alphanumerisches Feld ist, d.h. Sie können sowohl Ziffern als auch                  Buchstaben (und ev. Sonderzeichen) eintragen. Die Reihung der Jobs erfolgt dann nach folgenden Regeln:

 - zuerst kommen die überfälligen Jobs

 - anschließend die Jobs mit einer eingetragenen Priorität 1-999...,  wobei 11 VOR 2 kommt, usw. (linksbündig sortiert)

 - als nächstes kämen Jobs mit einem Großbuchstaben als Priorität (A-Z)

 - dann kommen die Jobs, bei denen KEINE Priorität eingetragen ist (Leerzeichen gilt als Sonderzeichen)

 - und am Schluss diejenigen Jobs, bei denen ein Buchstabe a-z als Priorität hinterlegt ist.

 Hinweis: Wenn Sie systemweit mit Prioritäten arbeiten, dann muss für alle Benutzer ein einheitliches System verwendet werden,

         z.B. 1-9

Erinnerung: Hier können Sie einen Erinnerungszeitpunkt für den jeweiligen Job festlegen. Siehe auch Arbeiten mit der "Erinnerungsfunktion".

Anlagen: Sie können auch einem Job eine Anlage zuordnen, z.B. ein Protokoll, o.ä. Details dazu siehe unter: "Anlagen"

Privat: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann diese Nachricht nur vom Empfänger nach Eingabe des Privatpasswortes gelesen werden. Siehe auch "Private Einträge anzeigen".

Erhalt von Jobs: ( Akzeptieren und Ablehnen)

Wenn Sie einen Job erhalten, wird dieser in der Mailbox abgelegt. Sie haben die Möglichkeit diesen Job zu akzeptieren, bzw. abzulehnen.

Hinweis: Beachten Sie in diesem Zusammenhang Ihre Benutzerberechtigungen. Sie werden nicht immer die Berechtigung haben, Jobs abzulehnen oder zu ändern!  Details siehe unter: "Benutzer".

Beispiel für fehlende Berechtigungen: die Funktionen "Akzeptieren" und "Ablehnen" sind nicht aktiviert (hellgrau):

Ausserdem wird der Job sofort in Ihrem Kalender eingetragen (vorerst mit Fragezeichen und in Kurrentschrift).

Beispiel 1: (erhaltener Job in der Mailbox)

Hinweis: wenn Sie sich selbst einen Job eintragen, wird natürlich nicht extra auch noch ein Mail bei Ihnen selbst eingetragen!

Öffnen Sie den Job und entscheiden Sie, ob Sie ihn "Akzeptieren" oder "Ablehnen" wollen:

Wenn Sie einen Job akzeptieren wird dieser in Ihrem Kalender fix eingetragen (in Normalschrift und ohne Fragezeichen). Wenn Sie Jobs jedoch ablehnen, wird automatisch der Sender informiert (durch ein Email).

Job ablehnen: wenn Sie einen erhaltenen Job (zuerst in der Mailbox aufmachen) ablehnen, dann erhalten Sie folgende Sicherheitsabfrage:

Wenn Sie anschließend den Job mit "Ja" wirklich ablehnen, wird automatisch ein Antwortmail an den Absender generiert.

Hinweis: Der Betreff des ursprünglichen Jobs wird mit angezeigt (siehe oben).

Dieses Antwortmail müssen Sie absenden - ein Abbruch ist nicht möglich !!!

Beispiel 2: (Jobs im Kalender)

Die beiden roten Jobs sind bereits überfällig und werden immer an oberster Stelle gereiht. Die beiden schwarzen Jobs sind noch mit einem Fragezeichen versehen und in Kurrentschrift (schräg) weil sie noch nicht bestätigt wurden (in der Mailbox öffnen und akzeptieren). Nachdem die beiden Job von allen Empfängern akzeptiert wurden, scheinen sie in normaler Schrift auf und das Fragezeichen ist weg. Ausserdem wird bei denjenigen Jobs, die an mehrere Empfänger gesandt wurden, ein eigenes Symbol (zwei Köpfe:   ) angezeigt.

Verschieben von Jobs zu einem anderen Datum:

Hinweis: Beachten Sie in diesem Zusammenhang Ihre Benutzerberechtigungen. Sie werden nicht immer die Berechtigung haben, Jobs abzulehnen oder zu ändern!  Details siehe unter: "Benutzer".

Variante 1: ( verschieben in einer geringen Zeitspanne)

Klicken Sie den zu verschiebenden Job mit der linken Maustaste an, lassen Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie sich zu dem Datum, an dem Sie den Job positionieren wollen. Lassen Sie die Maustaste aus -  der Job wird zu diesem Datum verschoben

Variante 2: ( für grössere Zeitspannen)

Öffnen Sie den Job den Sie verschieben wollen

Verändern Sie hier das Datum, entweder mit den Cursortasten, oder mit dem Kalender. Somit wird dieser Job sofort auf das eingestellte Datum verschoben.

Hinweis: Jobs, die an mehrere Benutzer geschickt wurden (erkennbar durch das Symbol links neben dem Text), können von den einzelnen Benutzern NICHT verändert, also auch nicht verschoben werden!

Jobs suchen: siehe unter: "Nachrichten suchen"