Anlagen

Beim Verschicken von externen Mails, aber auch bei internen Nachrichten, Jobs, Terminen,..., bietet die Gruppenorganisation com(organize) die Möglichkeit, Dateien als Anlage mitzuschicken bzw. zu verknüpfen.

Sie haben die Möglichkeit Dateien mit einem Mail zu verschicken. Diese Dateien können Sie durch Anklicken der Schaltfläche "Anlagen" auswählen. Eine andere Möglichkeit, (weitere) Anlagen hinzuzufügen besteht im grau hinterlegten Feld "Anlagen" durch Klick mit der rechten Maustaste (z.B. wenn Sie kontrollieren, welche Anlagen Sie bereits hinzugefügt haben und dann noch eine weitere Anlage dazugeben wollen.

Wenn Sie auf den Button "Anlagen" klicken erhalten Sie (je nach Windows-Version verschieden) eine Auswahlanzeige in der Sie dann die gewünschte Anlage suchen und auswählen können.

1. Klicken Sie entweder die erste oder die letzte Datei, zu Sie zu den Anlagen hinzufügen, an

2. Drücken Sie die SHIFT-Taste ( Großschreibtaste) und lassen Sie diese Taste gedrückt

3. Markieren Sie mit den Cursor-Tasten ( Pfeiltasten) die entsprechenden Dateien

1. Klicken Sie entweder die erste oder die letzte Datei, die Sie zu den Anlagen hinzufügen, an

2. Drücken Sie die SHIFT-Taste ( Großschreibtaste) und klicken Sie gleichzeitig auf die erste, bzw. letzte Datei die Sie als Anlage verschicken wollen.

Klicken Sie der Reihe nach bei gleichzeitig gedrückter "Strg"-Taste die einzelnen gewünschten Dateien mit der linken Maustaste an (=markieren). Wenn Sie eine Datei irrtümlich ausgewählt haben können Sie diese durch nochmaliges Anklicken mit der linken Maustaste wieder freigeben.

Wenn Sie mit der Maus auf das Symbol "Büroklammer" der jeweiligen Anlage fahren (roll-over-Prinzip), wird der komplette Pfadname angezeigt.

Hinweis: NICHT mit der Maustaste anklicken da dann die Anlage sofort geöffnet wird (siehe unten).

Mit dieser Funktion können Sie einfach eine Datei als Anlage einfügen oder einen Dateiverzeichnispfad in die Mitteilung einfügen.

•	öffnen Sie eine Nachricht, oder erstellen Sie eine neue

•	Verkleinern Sie das Fenster der com[organize], sodass Sie die Datei, auf die sich die Verknüpfung beziehen soll, neben der com[organize] sehen

•	Klicken Sie die Datei mit der linken Maustaste an, lassen die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Datei entweder in die Mitteilung, oder in die Anlagen (NICHT in den Button "Anlagen" sondern unten in den Bereich für Anlagen) und lassen Sie die Maustaste wieder los.

•	Wenn Sie die Datei in die Mitteilung verschieben, wird ein Dateilink erstellt. Durch einen Doppelklick auf diesen Link können Sie die ausgewählte Datei öffnen ( für interne Nachrichten zur Entlastung des Netzwerkes)

•	Wenn Sie die Datei in den Bereich der Anlagen verschieben, wird diese Datei als Anlage mit der Nachricht versendet ( eher für externe Nachrichten).

In der Mailbox - Mailliste können Sie direkt in einer Zeile mit der rechten Maustaste auf das Anlagen-Symbol ("Büroklammer"

) klicken.

Damit öffnet sich folgende Anzeige, in der Sie entweder die Anlage(n) speichern oder durch Anklicken des Namens mit der linken Maustaste direkt öffnen können:

Im geöffneten Mail sehen Sie im unteren Bereich, ob bzw. wieviele Anlagen im Mail enthalten sind. Wenn Sie auf den Text "1 Anlage vorhanden" klicken werden im Feld darunter alle Anlagen angezeigt. Durch Anklicken der Anlage mit der linken Maustaste wird die Anlage geöffnet.

Wenn Sie die Anlage mit der rechten Maustaste anklicken, werden Ihnen folgende Möglichkeiten angeboten:

Wenn Sie Mails mit Anlagen erhalten, können Sie diese Anlagen in einem beliebigen Ordner abspeichern. Beachten Sie allerdings, daß Sie eine entsprechende Ordnerstruktur anlegen, damit Sie die Dateien nachher ohne Probleme wieder finden. Eine weitere Möglichkeit bietet die Funktion "Anlage als Dokument speichern" (siehe nachfolgend).

Das Abspeichern kann entweder aus der Mailbox-Mailliste heraus erfolgen oder direkt aus dem geöffneten Mail heraus durch Anklicken der Anlage mit der rechten Maustaste (siehe oben unter "Anlagen anzeigen/öffnen").

Je nach Windows-Version erhalten Sie auch beim Speichern eine Auswahlanzeige in der Sie den gewünschten Ordner suchen und auswählen können:

Wenn Sie Anlagen als Dokument speichern können Sie diese Anlage zugleich einem Kunden/Lieferanten/Kontakt zuordnen wodurch diese Anlage dann im Info-Center beim jeweiligen Kunden/... unter "Dokumente" aufscheint. Ausserdem kann man dieses Dokument nach den eingegebenen Suchbegriffen suchen.

Name: Es wird automatisch der Name der Anlage vorgeschlagen, Sie können aber auch einen anderen Namen vergeben.

Verzeichnis: Hier wird das unter --> Optionen --> Systemeinstellungen eingetragene Dokumentenverzeichnis angezeigt und kann NICHT geändert werden. Dieses Verzeichnis sollte sinnvollerweise für alle Benutzer gleich gelten! Siehe: "Systemeinstellungen".

Suchbegriffe: Sie müssen mindestens einen Suchbegriff eingeben. Nach diesen Suchbegriffen kann man im gesamten com(organize) suchen (mit "Strg" + "S"). Ausserdem wird die Zeile mit den Suchbegriffen als Dokumentenbeschreibung verwendet:

Zuweisung: Sie können ebenso wie Mail, Jobs, .... auch ein Dokument zuweisen. Details dazu siehe unter "Mails senden/Zuweisungen".

Privat: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann diese Dokument nur vom Empfänger nach Eingabe des Privatpasswortes gelesen werden. Nähere Informationen siehe unter: "Private Einträge anzeigen".

Eine Anlage kann nur EINMAL als Dokument gespeichert werden. Wenn Sie versuchen, die Anlage nochmals zu speichern erhalten Sie sinngemäß folgenden Hinweis:

Wenn Sie im nachhinein z.B. einen Suchbegriff ändern oder ergänzen wollen, müssen Sie zuerst das Dokument suchen (siehe oben mit "Strg" + "S"), und mit der rechten Maustaste anklicken. Anschließend gehen Sie auf "Dokumenteigenschaften". Details siehe unter: "Info-Center/Dokumente".