Benutzer

Um mit com(organize) korrekt arbeiten zu können, muss jeder Mitarbeiter als Benutzer angelegt werden. Achten Sie darauf, dass der Benutzername ident ist mit dem Benutzernamen, unter dem Sie sich beim Start des Computers in Windows angemeldet haben (geschieht oft beim Start automatisch). Wie Sie tatsächlich angemeldet sind sehen Sie am unteren Rand der com(economy) - oder com(organize) - Menüs:

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit der Benutzerverwaltung von com(economy) zu arbeiten. Siehe unter: "Zutrittsberechtigungen vergeben".

Neuanlegen / Verwalten von Benutzern:

Starten Sie vom Hauptmenü aus auf --> Bearbeiten --> Benutzer.

Zuerst werden Sie nach einem Passwort gefragt (bei Bedarf bitte bei Comtech - Hotline anrufen):

Wenn Sie das Passwort eingeben und mit "OK F2" weitergehen erscheint ein leeres Stammblatt zum Anlegen eines Benutzers:

Füllen Sie die entsprechenden Felder aus; einige besondere Felder sind:

Kurzbezeichnung: vergeben Sie für jeden Benutzer einen Kurzcode - idealerweise die Anfangsbuchstaben von Vor- und Zuname - dies ist leicht zu merken. Diese Kurzcodes werden u.a. auch beim TAPI-unterstützten Telefonieren verwendet (siehe unter "Telefonate")

Privat-Passwort: Für die Anzeige von privaten Nachrichten können Sie hier Ihr persönliches Passwort definieren. Zur Absicherung gegen event. Tippfehler müssen Sie das Passwort im Feld "Bestätigung" nochmals eingeben:  Achtung! Das Passwort ist auch bei der Eingabe beim Benutzer NICHT ersichtlich!

Benutzer aktiv: hier können Sie einen Benutzer ev. auf NICHT aktiv setzen, indem Sie das Feld nicht aktivieren (z.B. in Karenz- oder Militärzeiten).

Antwortadresse: Bei externen Nachrichten ist eine Antwortadresse zwingend erforderlich. In der Regel wird aus dem Feld der Email-Adressen die erste Zeile als                        Antwortadresse mitgeschickt! Das Feld Antwortadresse muß also nur ausgefüllt werden, wenn der entsprechende Benutzer keine eigene Email-Adresse hat.        

Email-Adressen: Sie haben die Möglichkeit, mehrere  Email-Adressen zu benutzen, z. B. zusätzlich zu Ihrer eigenen auch die allgemeine der Firma

  (z.B.: support@comtech.at)

Signatur: Hier können Sie aus allen Langtexten einen Langtext als Signatur für diesen Benutzer einstellen. Die Signatur wird nur bei externen Mails ausgegeben. Es erfolgt jedoch eine Abfrage beim Versenden des Mails, ob Sie die Signatur an die Nachricht anhängen wollen oder nicht.

Tip: Legen Sie die Langtexte mit Signaturen ev. unter der Bezeichnung "SIGXY" an, wobei XY der Kurzcode des jeweiligen Benutzers ist.

Beispiel:

Vertreten durch: Hier können Sie einstellen, welche Benutzer Sie (z.B. im Urlaub) vertreten dürfen. Es werden immer alle im System angelegten Benutzer aufgelistet und Sie können für jeden Benutzer gesondert Lese- und/oder Schreibrechte vergeben. Wenn Sie einem Benutzer Schreibrechte gewähren dann kann dieser Benutzer Nachrichten mit Ihrem Absendernamen versenden.

Kurzbezeichnung ändern:

Mit dieser Funktion können Sie die Kurzbezeichnung eines Benutzers ändern, wobei sämtliche bisher vorhandenen Einträge in com(organize) angepasst werden. Dies kann längere Zeit dauern.

ACHTUNG! Wenn Sie mit Benutzergruppen arbeiten (= Langtext mit Kurzcodes angelegt; siehe unten) dann wird der Kurzcode im Langtext NICHT automatisch geändert!

Sie erhalten folgende Hinweise:

Falls diese Situation eintritt wird com(organize) am betreffenden Arbeitsplatz automatisch geschlossen und muß neu gestartet werden.

Benutzergruppen:

Zum Erstellen von Nachrichten an (interne) Benutzergruppen können Sie im Bereich com(economy) einen Langtext anlegen, in dem durch Strichpunkt und OHNE Leerzeichen getrennt die gewünschten Kurzcodes der Benutzer ODER die Benutzernamen angegeben sind. Diesen Langtext können Sie dann im Feld "An:" eintragen bzw. mit der Taste "F3" suchen und übernehmen. Damit werden automatisch alle Benutzer als Empfänger eingetragen.

Beispiele dazu:

mit den kompletten Benutzernamen, oder:

  mit den Kurzcodes.

Hinweis: Achten Sie darauf, daß bei einer ev. Änderung der Kurzbezeichnung (siehe oben) diese Kurzbezeichnung im Langtext nicht automatisch geändert wird!

Wechseln zu anderem Benutzer (z.B. wegen Urlaubsvertretung):

Sie haben in com(organize) die Möglichkeit zu einem anderen Benutzer zu wechseln, z.B. um dessen Termine zu planen oder seine Mails zu lesen und ev. in seinem Namen zu beantworten.

Weiters ist es auch möglich an jedem Arbeitsplatz, an dem com(organize) installiert ist, als beliebiger Benutzer einzusteigen. Der Vorteil liegt darin, daß Sie auf jedem Arbeitsplatz Ihre Daten sofort zur Verfügung haben und somit Ihre Planungen vornehmen können, bzw. schnell Zugriff auf Ihre Termine, Jobs,... haben.

Einsteigen als Vertretung eines anderen Benutzers:

Klicken Sie im Ordnerbaum den Benutzer mit der rechten Maustaste an

Es erscheint ein Fenster mit allen Benutzern, bei denen Sie als Vertreter einsteigen dürfen. Wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus.

Hinweis: Beachten Sie daß immer dann, wenn Sie als Vertretung zu einem anderen Benutzer wechseln, der Reminder auf diesen Benutzer eingestellt wird. D.h., daß Sie benachrichtigt werden, wenn dieser andere Benutzer eine neue Nachricht bekommt (durch ein Pop-Up - Fenster).