Mails empfangen
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Bei einem erhaltenen und geöffneten Mail können Sie folgende Massnahmen treffen:
Löschen: Wenn Sie auf den Button "Löschen" klicken, wird das Mail sofort in den "Papierkorb" verschoben. Sollten Sie ein Mail irrtümlich in den Papierkorb verschoben haben, dann können Sie dieses Mail im Papierkorb mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend "Wiederherstellen". Dies ist allerdings nur solange möglich, solange Sie den Papierkorb nicht ebenfalls gelöscht (geleert) haben. Dateils dazu siehe unter "Papierkorb".
ACHTUNG! Wenn Sie den Papierkorb löschen, werden ALLE Mails (...) , die sich im Papierkorb befinden, unwiederbringlich gelöscht, auch solche Mails, die (einem Kunden, ....) zugewiesen sind!
Verschieben Sie daher Mails (...), die Sie für die Zukunft aufheben wollen, entweder in einen Mail-Unterordner (siehe "Mailordner") oder in den Aktenschrank (siehe "Aktenschrank") und NICHT in den Papierkorb !!!!
Antwort: Wenn Sie ein Mail beantworten wird automatisch ein neues Mail an den Absender generiert, wobei drei Punkte zu beachten sind:
Betreff: In der Betreff-Zeile wird automatisch der Originalbetreff angeführt, wobei an den Zeilenanfang die Buchstaben "AW:" gestellt werden. Dadurch ist sofort erkennbar, dass dieses Mail ein Antwortmail ist. Sie können natürlich den kompletten Betreff ändern.
Mitteilung: Im Mitteilungsfeld wird unter den Eingabebereich für Ihre Nachricht die "Ursprüngliche Nachricht" komplett (inkl. ev. Signatur des Absenders) angeführt. Beachten Sie, dass dadurch Anwortmails sehr lange werden können, vor allem dann, wenn mehrmals hin- und her-geantwortet wird. Sie können natürlich den automatisch übernommenen Text des Originalmails auch löschen oder kürzen.
Anlagen: Die Anlagen des Originalmails werden NICHT in das Antwortmail übernommen!!! Sollte dies ev. einmal erforderlich sein müssten Sie die Anlage neu zuordnen.
Weiterleiten: Wenn Sie ein Mail weiterleiten wollen, gelten dieselben Punkte wie oben unter "Antwort", allerdings werden beim Weiterleiten einem Mails die Anlagen sehr wohl übernommen.
Privat: Sie können jedes Mail auch im nachhinein als "Privat" kennzeichnen. Details dazu siehe unter: "Private Einträge anzeigen".
Notizen: bei erhaltenen Mails können Sie sich eine Notiz dazu machen. Wenn Sie auf den Button "Notiz" klicken, erscheint folgende Eingabemaske:
Wenn Sie das Mail zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen, ist der Button "Notizen" in roter Schrift:
Um die Notiz wieder zu löschen müssen Sie sie zuerst öffnen, dann den gesamten Text löschen (Achtung auf eventuelle Leerzeichen am Schluss bzw. in der nächsten Zeile !) und anschließend die leere Notiz wieder speichern mit "F2".
Zuweisung: Sollte das Mail noch nicht automatisch beim Eintreffen zugeordnet worden sein, dann können Sie das hier nachtragen. Details zu Zuweisungen siehe unter "Mails senden".
Speichern von Mails: Wenn Sie ein Mail in Ihrer Mailbox löschen wird es zuerst in den Papierkorb kopiert. Wenn Sie allerdings den Papierkorb (oder einzelne Mails daraus) auch löschen, ist das Mail unwiederbringlich verschwunden.
Wenn Sie also Mail dauerhaft aufheben wollen, dann dürfen Sie diese Mails nicht löschen sondern müssen sie irgendwo speichern. Dies kann sehr einfach und übersichtlich durch Unterordner zur Mailbox geschehen.
Beispiel:
Hinweis: Die Ordneranzeige (z. B.: Spalten) kann bei jedem Unterordner anders eingestellt sein. Details dazu siehe unter: "Ordneroptionen"
Alternative zu Mail-Unterordnern: Sie können Mails, die Sie aufheben wollen, auch in den Hauptordner "Aktenschrank" verschieben! Details dazu siehe unter "Aktenschrank".
Speichern von Anlagen: siehe unter: "Anlagen";
Anlagen als Dokument speichern: siehe unter: "Anlagen / Absatz: "Anlagen als Dokument speichern"
Behandeln von Spam-Mails: siehe unter: "Mail-Filtereinstellungen"
Automatische Information bei neu einlangendem Mail ("Reminder"): siehe unter "Erinnerungsfunktion"
Nachrichten suchen: siehe unter: "Nachrichten suchen" |
