Aktenschrank

Aktenschrank - Ordnerstruktur:

Sie haben in com(organize) die Möglichkeit, die eingegangenen Mails (...) im Ordner "Aktenschrank" abzulegen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn die Mails (...) dauerhaft erhalten bleiben sollen. Wenn Sie die Mails (...) in den Papierkorb verschieben und den Papierkorb leeren, sind alle dort gespeicherten Dokumente unwiderbringlich verloren (siehe "Papierkorb")

Zur besseren Übersicht können Sie sich eine beliebige Ordnerstruktur anlegen, z. B.:

Anlegen von neuen (Unter-)Ordnern:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, zu dem Sie Unter-Ordner anlegen wollen. Damit erscheint folgendes Fenster:

Klicken Sie hier auf "Neuer Ordner". Es wird ein neuer Ordner angelegt, dem Sie den gewünschten Namen geben können.

Ordner umbenennen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie umbenennen wollen und gehen Sie weiter auf "Ordner umbenennen".

Damit wird die bisherige Ordnerbezeichnung angezeigt und Sie können Sie überschreiben:

Freigeben von Ordnern:

Sie können die angelegten Ordner auch für andere Benutzer verfügbar machen, indem Sie diese Ordner freigeben. Klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie “Ordner freigeben„ aus. Es erscheint folgendes Fenster:

Variante 1: freigeben für einen einzigen Benutzer: wählen Sie mit den Cursortasten "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" den gewünschten Benutzer aus und speichern Sie mit "OK".

Variante 2: mehrere Benutzer manuell eingeben: Sie müssen die einzelnen Benutzer mit einem Strichpunkt trennen. Sie können entweder die Benutzernamen eingeben oder die Benutzerkürzel (Kurzbezeichnungen):

bzw. einfacher:

Variante 3: freigeben für eine Benutzergruppe: wenn Sie im Feld "Benutzer" auf die "F3"-Taste drücken werden Ihnen die Langtexte angezeigt. Wählen Sie denjenigen Text aus, in dem Sie die Benutzer bereits eingetragen haben, z.B.:

Weitere Details dazu siehe unter "Mails senden/Empfänger"

Erkennen von freigegebenen Ordnern: diejenigen Ordner, die für andere Benutzer freigegeben sind, haben in der Ordnerstruktur ein anderes Symbol (Ordnersymbol mit einer Hand darunter):  

Verschieben von Ordnern im Ordnerbaum:

Durch Anklicken des jeweiligen Ordners mit der linken Maustaste kann der Ordner verschoben werden.Wenn Sie den Ordner auf einen anderen Ordner verschieben, wird dieser als Unterordner zu diesem Ordner angelegt. Sind bei diesem Ordner bereits Unterordner vorhanden, wird der neue Ordner in der Auflistung ganz oben gereiht. Somit können Sie Ihre Ordnerstruktur beliebig festlegen um eine höchstmögliche Effizienz beim Archivieren zu erreichen.

Ändern der Reihenfolge der Ordner im Ordnerbaum:

Sie können die Reihenfolge der Ordner in der Auflistung natürlich auch ändern. Klicken Sie den Ordner, den Sie verschieben wollen mit der linken Maustaste an. Drücken Sie dann die "Strg" -Taste und lassen Sie diese Taste gedrückt. Verschieben Sie den Ordner ganz normal mit der Maus an die Stelle, wo Sie diesen Ordner einfügen wollen. Lassen Sie zuerst die Maustaste aus und dann die Strg-Taste.

Löschen von Ordnern:

Wenn Sie den Ordner den Sie löschen wollen rechts anklicken, können Sie "Ordner löschen" auswählen. Beachten Sie jedoch, daß dieser Ordner keine untergeordneten Ordner haben darf und daß alle Nachrichten, welche in diesem Ordner abgelegt sind, in den Papierkorb verschoben werden.

Wenn ein Ordner Unterordner aufweist, erhalten Sie folgenden Hinweis:

Ordner-Info:

Wenn Sie nähere Informationen zu einem Ordner sehen wollen, z.B. für wen dieser Ordner freigegeben ist, klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an und gehen Sie dann weiter auf "Ordner Info". Damit erscheint folgende Information:

Drucken von Ordnern:

Com(organize) bietet Ihnen die Möglichkeit, den Inhalt eines bestimmten Ordners nach entsprechenden Kriterien einzuschränken und dann zu drucken. Klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie "Ordner drucken" aus. Damit erscheint folgende Eingabemaske:

Für den Ordnerdruck ist nur der obere Teil der Eingabemaske relevant.

Details dazu siehe unter "Drucken von Ordnern"

Verschieben von Mails (...) in andere Ordner:

1. Klicken Sie das gewünschte Dokument mit der linken Maustaste an

2. Lassen Sie die linke Maustaste gedrückt

3. Verschieben Sie das Dokument in den gewünschten Ordner und lassen Sie hier die Maustaste wieder aus. Somit ist das Dokument in diesen Ordner verschoben worden