Info-Center

Das Info-Center bietet Ihnen die Möglichkeit, ALLE Informationen, die einen bestimmten Kunden (bzw. Lieferanten, Kontakt oder ein Projekt) betreffen, übersichtlich und zusammengefaßt zu erhalten. Je nachdem, welche Bereiche der EDV Sie eingesetzt haben, können Sie mehr oder weniger Informationen bekommen. So gibt es z.B. nur dann Informationen aus der Gerätekartei, wenn Sie das Modul "Geräte- und Werkstattüberwachung" eingesetzt haben. Dasselbe gilt natürlich auch für die Anzeige von Offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung u.a.

Anzahl Anzeigen im Info-Center:

Ob Sie im Info-Center jeweils nur EINEN Kunden (...) sehen können oder mehrere untereinander können Sie in den Systemeinstellungen einstellen:

z.B.:  mehrere Anzeigen erlaubt:

Auswählen des anzuzeigenden Kunden (...):

Variante 1: Mit der Tastenkombination "Alt" + "F" (Supersuchschlüssel) können Sie nach den gewünschten Einträgen suchen.

Beachten Sie bitte, daß Sie am unteren Rand der Auswahlliste die richtige Kategorie (Kunden, Lieferanten, Kontakte oder Projekte) aktiviert haben da ansonsten die Auswahlliste leer sein kann, obwohl Sie einen vorhandenen Eintrag richtig gesucht haben!

Variante 2: Mit "Alt" + "i" wird das Info-Center mit allen Kunden geöffnet. Diese Auflistung können Sie mit einem Mausklick auf die Überschriftszeile entweder nach der "Nummer" oder nach dem "Namen" sortieren (nur aufsteigend!):

Beispiel für die Sortierung nach Kundennummer:

Wenn Sie nach dem Namen sortiert haben, können Sie durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben gezielt auf den ersten Kunden mit diesen Anfangsbuchstaben springen. Wenn Sie anschließend den entsprechenden Kunden doppelt anklicken, wird er in das Info-Center übernommen.

Voraussetzungen für diverse Anzeigen:

Die Voraussetzung dafür, daß die verschiedenen Informationen beim Kunden (...) angezeigt werden können, ist deren Zuweisung zum Kunden (...).

Beim Eingang von externen Mails bzw. Faxen wird automatisch die Zuweisung zum entsprechenden Kunden (...) durchgeführt, falls die Emailadresse oder die Faxnummer im Kundenstamm (...) eingetragen ist. Es werden natürlich auch die Emailadressen aus dem Ansprechpartner für die Zuweisung verwendet!

Beim Erstellen von neuen Mails, Jobs, Notizen, Dokumenten muss man die Zuweisung manuell treffen.

Möglichkeiten der Zuweisung:

Variante 1: Beim Erstellen von Nachrichten kann man links unten immer eine Zuweisung auf Kunden (...) durchführen. Details dazu siehe unter: "Mails senden / Zuweisung".

Variante 2: Wenn Sie im Info-Center bereits den entsprechenden Kunden (...) geöffnet haben, kann die Zuweisung durch Ziehen der Nachricht mit der linken Maustaste auf den Kunden (...) durchgeführt werden. Die Nachricht bleibt aber in der Mailbox enthalten. Es wird nur die Zuweisung durchgeführt, die Nachricht wird nicht verschoben! Wenn Sie die linke Maustaste auslassen erhalten Sie (sinngemäß) folgende Frage:

Variante 3: Klicken Sie die Nachricht, die Sie zuweisen wollen, mit der rechten Maustaste an, und gehen Sie auf “Nachricht zuweisen„ bzw. auf "Nachricht einem Projekt zuweisen". Der Unterschied zwischen den beiden Funktionen ist lediglich der, daß bei "Nachricht einem Projekt zuweisen" automatisch in den Projekten gesucht wird während Sie bei der "normalen" Zuweisung extra auswählen können, ob Sie nach Kunden, Lieferanten, Kontakten oder Projekten suchen.

Es öffnet sich das Suchfenster des Supersuchschlüssels.

Variante 4:

Wenn Sie im Betreff - Feld des Nachrichtenfensters stehen und mit dem Supersuchschlüssel nach Kunden (...) suchen, wird diese Nachricht zugeordnet und zusätzlich der Name in das Betreff - Feld geschrieben.

Entfernen eines angezeigten Kunden (...) aus dem Info-Center:

Markieren Sie im Info-Center den zu entfernenden Kunden (...) und klicken Sie anschließend auf die rechte Maustaste. Damit erscheint folgende Auswahlmaske:

Sie können mit der Funktion "Anzeige(n) entfernen" den markierten Kunden (...) aus dem Info-Center löschen:

--- Antworten Sie mit "Ja".

Hinweis: Der markierte Kunde (...) wird natürlich nur aus der Liste im Info-Center entfernt. In den Stammdaten bleibt er erhalten.

Weitere Funktionen:  

Kundenadresse kopieren:

"Alt" + "C" : Mit dieser Tastenkombination wird die Adresse des gerade markierten Kunden (...) in die Windows-Zwischenablage kopiert und kann dann mit "Strg" + "C" oder mit Bearbeiten/Einfügen zum Beispiel im Word eingefügt werden.

Beispiel (kopiert in Word):

Neues Dokument öffnen:
Mit "Strg" + "O" wird ein neues Dokument für den gerade markierten Kunden (...) geöffnet. Details zu Dokumenten siehe "Dokumente"

Kundenstamm bearbeiten:

Im Info-Center wird ja jeder ausgewählte Kunde (...) als Ordner dargestellt, zu dem dann die jeweiligen Unterordner geöffnet werden können:

Wenn Sie den (Haupt-) Ordner (Kundennamen) anklicken, erscheint im rechten Teil vom com(organize) ein Fenster mit den Kundendaten:

Falls Sie diese ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kunde bearbeiten". Das Programm verzweigt damit automatisch in die Stammdatenverwaltung von com(economy) zum ausgewählten Kunden (...) und Sie können wie gewohnt Änderungen durchführen.

Hinweis: Schließen Sie nach dem Abspeichern der Kundendaten die Stammdatenverwaltung damit Sie wieder zurück zu com(organize) kommen.

Zuweisungen ändern: Sie können ALLE bisherigen Zuweisungen eines konkreten Kunden, Lieferanten oder Kontaktes auf einen neuen Kunden, Lieferanten oder Kontakt umändern lassen. Details dazu siehe unter: "Zuweisungen ändern"

Die Unterordner im Info-Center:

Ordner Nachrichten:

Wenn Sie direkt auf den Ordner "Nachrichten" klicken, erscheint im rechten Teil von com(organize) eine Auflistung aller Nachrichten (Mails, Faxe, Jobs, ...), die eine Zuweisung auf den betreffenden Kunden (...) haben. Diese Nachrichten sind üblicherweise nach Datum sortiert wobei die neueste Nachricht in der ersten Zeile steht.

Achtung: Die Einträge aus dem Papierkorb werden nicht verwendet!

Wenn Sie allerdings gezielt z.B. nur alle Mails sehen wollen dann haben Sie links im Ordnerbaum die Möglichkeit, den entsprechenden Unterordner (z.B. Mails) anzuklicken.  Damit werden nur Nachrichten des entsprechenden Nachrichtentyps angezeigt.

Ordner Ansprechpartner:

Falls Sie dem entsprechenden Kunden Ansprechpartner zugeordnet haben, öffnet sich rechts eine Auflistung mit allen Ansprechpartnern zu diesem Kunden.

Ansprechpartner direkt bearbeiten: Wenn Sie einen konkreten Ansprechpartner markieren (rechte Maustaste anklicken), dann erscheint folgende Maske:

Sie können entweder den Ansprechpartner direkt bearbeiten (z:B. eine andere Mail-Adresse eintragen oder die Tel. Nummer ändern, u.a.) oder dem markierten Ansprechpartner direkt ein Mail oder ein Fax senden.

Wenn Sie auf "Ansprechpartner bearbeiten" klicken wird die Stammdatenverwaltung von com(economy) mit dem entsprechenden Kunden und sofort auch mit dem Eintrag des markierten Ansprechpartners geöffnet. Wenn Sie Ihre Änderungen gemacht und gespeichert haben müssen Sie die Stammdatenverwaltung wieder komplett schließen um in com(organize) zurückzukommen.

Ordner Warenwirtschaft:

Der Ordner Warenwirtschaft ist wieder in Unterordner gegliedert: "Belege", "Geschäftsfälle" und "Gerätekartei" (nur wenn Sie das entsprechende Modul im Einsatz haben).

A - Unterordner "Belege":

Wenn Sie direkt den Ordner "Warenwirtschaft" markieren, werden im rechten Teil von com(organize) automatisch alle Belege, sortiert nach Belegarten, angezeigt. Sie können allerdings die Einzelanzeige aller Belege schließen, indem Sie in das kleine Feld links oben mit dem Minus klicken:

Dadurch werden die einzelnen Belege geschlossen und Sie erhalten die Detailauswahl, in der Sie gezielt nur eine bestimmte Belegart wieder öffnen können, z.B.:

Hinweis: Die Detailauswahl finden Sie auch dann, wenn alle Belege geöffnet sind, und zwar nach dem letzten Beleg ganz unten.

Hinweis: Welche Belegarten angezeigt werden hängt davon ab, welche Belegarten in Ihrem Programm definiert sind.

Einschränkung der Beleganzeige: Sie können zusätzlich festlegen, ob "Alle", "Gebuchte" oder "Nicht gebuchte" Belege angezeigt werden sollen. Um diese Einschränkung treffen zu können müssen Sie in den freien Bereich unter den letzten Beleg gehen und dort auf die rechte Maustaste klicken. Dadurch erscheint folgende Abfrage:

Beleg direkt aus dem Info-Center heraus öffnen:

Sie können jeden Beleg direkt aus dem Info-Center heraus sofort öffnen und weiterbearbeiten:

klicken Sie den gewünschten Beleg in der Anzeigezeile mit Doppelklick an.

Andere Variante: Beleganzeige mit der rechten Maustaste anklicken und dann auf "Beleg bearbeiten" gehen.

Beleg direkt aus dem Info-Center heraus neu anlegen:

Wenn Sie direkt im entsprechenden Belegordner (= Belegart) auf die rechte Maustaste klicken, erhalten Sie (sinngemäß) folgende Anzeige:

Sie können dann auswählen, ob Sie sofort einen neuen Beleg dieser Belegart anlegen wollen (im Beispiel oben ist das die Belegart "Angebot") oder Sie können zusätzlich auf "Neu" klicken und erhalten eine Liste aller auf Ihrem EDV-System verfügbaren Belegarten.

Andere Variante: Beleganzeige mit der rechten Maustaste anklicken und dann auf "Neu" gehen.

Beleg direkt aus dem Info-Center heraus drucken:

Wenn Sie einen Beleg drucken wollen müssen Sie den gewünschten Beleg mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend auf "Beleg drucken" gehen.

Schließen Sie nach dem Druck das Programm "Beleg drucken" damit Sie wieder in com(organize) zurückkommen.

Gesamtsumme je Belegart:

Wenn Sie die Belege einzeln anzeigen lassen, erhalten Sie immer auch eine Gesamtsumme über die diversen Belegarten:

Hinweis: Die angezeigten Summen pro Belegart beziehen sich natürlich auf ALLE Geschäftsfälle! Wenn Sie nur eine Summe (z.B. der Teilrechnungen) aus einem einzelnen Geschäftsfall sehen wollen, dann müssen Sie den Unterordner  "Geschäftsfälle" öffnen (siehe unten).

B - Unterordner Geschäftsfälle:

Wenn Sie direkt den Ordner "Geschäftsfälle" markieren, werden im rechten Teil von com(organize) automatisch alle Geschäftsfälle für diesen Kunden nach Datum sortiert angezeigt.

Hinweis: Damit Sie aus einer Vielzahl von Geschäftsfällen rasch und einfach den tatsächlich gewünschten Geschäftsfall finden, sollten Sie unbedingt im Belegkopf bei der Geschäftsfall-Info einen Info-Text hinterlegt haben. (siehe im obigen Beispiel: beim Geschäftsfall 45 ist KEIN Info-Text hinterlegt).

Nachträgliches Eintragen des Info-Textes zu einem Geschäftsfall:

Um im nachhinein einen Info-Text zu einem Geschäftsfall einzutragen müssen Sie einen Beleg aus diesem Geschäftsfall öffnen (Angebot oder Auftrag oder LS, ...).

In der Belegerfassung gehen Sie dann in die Bearbeitung des Belegkopfes:

und anschließend auf den Eintrag "Geschäftsfall-Info":

Tragen Sie im Feld "weitere Bemerkungen" den gewünschten Text ein und schließen Sie den Belegkopf mit "Fertigstellen". Anschließend beenden Sie die Belegerfassung.

Hinweis: Um den neu eingetragenen Text im Ordner "Geschäftsfälle" sehen zu können, müssen Sie diesen Ordner verlassen und neu aufrufen, damit die Anzeigen neu aufgebaut (aktualisiert) werden.

Einschränkung der Geschäftsfall-Anzeige: Sie können zusätzlich festlegen, ob "Alle", "Abgeschlossene" oder "Nicht abgeschlossene" Geschäftsfälle angezeigt werden sollen. Um diese Einschränkung treffen zu können müssen Sie in den freien Bereich unter den letzten Geschäftsfall gehen und dort auf die rechte Maustaste klicken. Dadurch erscheint folgende Abfrage:

Beleg direkt aus dem Info-Center heraus öffnen                funktioniert genauso wie oben beschrieben (siehe unter: "A-Unterordner "Belege"")

Beleg direkt aus dem Info-Center heraus neu anlegen        funktioniert genauso wie oben beschrieben (siehe unter: "A-Unterordner "Belege"")

Beleg direkt aus dem Info-Center heraus drucken                funktioniert genauso wie oben beschrieben (siehe unter: "A-Unterordner "Belege"")

Gesamtsumme je Belegart:

Mit dieser Funktion können Sie gezielt für einen markierten Geschäftsfall die Summen je Belegart sehen:

Geschäftsfallübersicht anzeigen (= Belegnavigator aus com(economy)):

Wenn Sie eine Geschäftsfallübersicht erhalten wollen, dann müssen Sie den entsprechenden Geschäftsfall mit der rechten Maustaste anklicken. Damit erscheint folgendes Auswahlmenü:

Klicken Sie auf "Geschäftsfallübersicht anzeigen". Damit startet sofort die Belegerfassung aus com(economy) und verzweigt automatisch für den entsprechenden Geschäftsfall in den Belegnavigator. Aus dem Belegnavigator heraus können Sie jeden einzelnen Beleg durch Doppelklick direkt für die Bearbeitung öffnen.

Um wieder in com(organize) zurückzukehren sollten Sie die Belegerfassung schließen.

Geschäftsfall einem Projekt zuweisen:

Wenn Sie einen Geschäftsfall einem Projekt zuweisen wollen, dann müssen Sie den entsprechenden Geschäftsfall mit der rechten Maustaste anklicken. Damit erscheint folgendes Auswahlmenü:

Wenn Sie mit "Geschäftsfall einem Projekt zuweisen" weitermachen, können Sie zuerst über den Supersuchschlüssel das richtige Projekt suchen und anschließend mit "OK" zuordnen. Es erscheint noch folgende Abfrage:

C - Unterordner Gerätekartei:

Voraussetzung: Sie müssen das Modul "Geräte- und Werkstattverwaltung" im Einsatz haben.

In diesem Ordner  werden alle Geräte angezeigt, die in der Gerätekartei für den aktuellen Kunden gespeichert sind:

In der Liste können Sie sofort mehrere Informationen erkennen: so wurde z.B. der erste Eintrag aus der Belegerfassung heraus gemacht (Nummer = Bearbeitungsnummer; Fkt.Nr. = Fakturennummer vom 7.11.2008 und ganz rechts in der Spalte "DBMS" steht, daß der Eintrag aus "CE" kommt (= com(economy)).

Der zweite Eintrag enthält KEINE Nummer, Fkt.Nr. und keine DBMS-Information und wurde daher in der Gerätekartei manuell angelegt.

Gerätekartei direkt bearbeiten:

Durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste wird sofort die Gerätekartei gestartet und Sie können den aktuellen Eintrag bearbeiten.

Sie können ein Gerät aber auch mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend mit "Gerät/Werkstattverwaltung bearbeiten" weitergehen.

Reparaturauftrag aus dem Info-Center heraus anlegen:

Sie können sofort aus der Geräteliste der Gerätekartei heraus einen neuen Reparaturauftrag erstellen, indem Sie zuerst das Gerät mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend auf "Neu" und weiter auf "Reparaturauftrag" klicken:

Nähere Informationen zur Gerätekartei siehe unter: "Gerätekartei"

Nähere Informationen zum Reparaturauftrag siehe unter: "Reparaturauftrag"

Ordner Finanzbuchhaltung:

Voraussetzung: Sie müssen das Buchhaltungsprogramm com(finance) von Comtech im Einsatz haben.

In diesem Ordner werden Daten aus der Buchhaltung angezeigt, z.B. alle aktuell Offenen Posten, der Gesamtsaldo, u.a.

Ordner Projekte:

Voraussetzung: Sie müssen das Programm "Projektverwaltung" im Einsatz haben. Details dazu siehe: "Projektverwaltung"

In diesem Ordner werden alle Projekte angezeigt, die dem aktuellen Kunden zugewiesen wurden:

Projekt im Info-Center anzeigen: Sie können das Projekt als eigenen Eintrag im Info-Center anzeigen lassen, wenn Sie das Projekt entweder mit der linken Maustaste mit Doppelklick anklicken oder mit der rechten Taste und dann weitergehen auf "Projekt im Info-Center anzeigen":

Damit erhalten Sie folgenden (zusätzlichen) Eintrag im Info-Center:

 sowie im rechten Teil:

Hinweis: Sie können mit "Projekt bearbeiten" sofort in das Projekt einsteigen.

Projekt bearbeiten: Wenn Sie einen Projekteintrag mit der rechten Maustaste anklicken können Sie anschließend auf "Projekt bearbeiten" gehen. Damit wird die Projektverwaltung - Zeilen bearbeiten von com(economy) gestartet.

Projekt neu anlegen: Wenn Sie irgendwo im rechten Teil von com(organize) mit der rechten Maustaste auslösen, können Sie die Funktion "Projekt neu anlegen" wählen. Damit wird die Projektverwaltung - "Projekte anlegen und verwalten" gestartet - das ist die sogenannte Projektbeschreibung, also der Projektkopf. Speichern Sie das neue Projekt und schließen Sie die Projektverwaltung, um in com(organize) zurückzukehren.

Anschließend müssen Sie den Ordner "Projekte" kurz verlassen und wieder aufrufen, damit das neu angelegte Projekt in der Auswahlliste aufscheint.

Wenn das neue Projekt in der Liste aufscheint können Sie es mit der Funktion "Projekt bearbeiten" weiter bearbeiten, also z.B. Projektzeilen erfassen (siehe oben).

Ordner Ressourcenmanagement:

Voraussetzung: Sie müssen das Programm "Ressourcenplanung" im Einsatz haben. Details dazu siehe: "Ressourcenplanung"

In diesem Ordner werden alle Tätigkeiten mit den dazugehörenden Ressourcen angezeigt, die dem aktuellen Kunden zugewiesen sind:

Einschränkung der Tätigkeitenanzeige: Sie können zusätzlich festlegen, ob "Alle", "Erfasste", "Erledigte" usw. Tätigkeiten angezeigt werden sollen. Um diese Einschränkung treffen zu können müssen Sie in den freien Bereich unter die letzte Tätigkeit gehen und dort auf die rechte Maustaste klicken. Dadurch erscheint folgende Abfrage:

Tätigkeit öffnen (zur Bearbeitung): Sie können eine Tätigkeit öffnen, indem Sie entweder die Tätigkeit mit der linken Maustaste mit Doppelklick anklicken oder auf die rechte Maustaste klicken und dann weitergehen auf "Tätigkeit öffnen":

Damit wird automatisch die Ressourcenplanung geöffnet. Beenden Sie anschließend die Ressourcenplanung wieder, um zu com(organize) zurückzukehren.

Tätigkeit drucken:

Um eine Tätigkeit auszudrucken klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und gehen dann weiter auf "Tätigkeit drucken". Damit wird automatisch das Druckprogramm gestartet.

Beispiel für Druck einer Tätigkeit:

Tätigkeit neu anlegen:

Um eine Tätigkeit neu anzulegen müssen Sie in irgendeiner vorhandenen Tätigkeitszeile auf die rechte Maustaste klicken und dann weitergehen auf "neue Tätigkeit anlegen".  Damit wird automatisch die Ressourcenplanung gestartet und Sie können sofort eine vorhanden Tätigkeitsvorlage auswählen oder eine neue Tätigkeit ohne Vorlage anlegen:

Ordner Dokumente:

Detaillierte Informationen zu Dokumenten siehe unter: "Dokumente".

In diesem Ordner werden alle Dokumente zu dem entsprechenden Kunden, (...) angezeigt:

Einschränkung der Dokumentenanzeige: Sie können zusätzlich einen Filter einschalten, damit nur bestimmte Arten von Dokumenten angezeigt werden sollen. Um diese Einschränkung treffen zu können müssen Sie in den freien Bereich unter das letzte Dokument gehen und dort auf die rechte Maustaste klicken. Dadurch erscheint folgende Abfrage:

Wenn Sie auf "Filter" klicken kommt folgende Maske, in der Sie die verschiedensten Eingrenzungen machen können:

So können Sie z.B. unter "Nachrichtentyp" auswählen, welche Art von Nachrichten Ihnen angezeigt werden sollen:

Diverse Funktionen für einzelne Dokumente:

Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie diverse Bearbeitungsfunktionen aufrufen. Details dazu siehe unter: "Dokumente".