Dokumente

A. Dokumentenverwaltung

Vorteile der Dokumentenverwaltung über com(organize):

In com(organize) können Sie entweder neue Dokumente anlegen, oder bereits bestehende Dokumente (Pläne, Word- oder Excel-Dateien, usw.) in com(organize) einbinden und  einem Kunden, Lieferanten oder Kontakt zuweisen. Dadurch erhalten Sie im Info-Center einen kompletten Überblick über ALLE Informationen, die einen bestimmten Kunden (....) betreffen. Wenn Sie ein bereits bestehendes Dokument in com(organize) einbinden können Sie zusätzlich angeben, ob dieses Dokument unabhängig von seinem bisherigen Standort noch in den benutzerbezogenen Dokumentenordner kopiert werden soll (empfohlen!).

Das Programm com(organize) sollte der Ausgangspunkt für alle verwaltungstechnischen Abläufe sein!

Voraussetzungen: In den Systemeinstellungen muß auf jedem Arbeitsplatz das richtige benutzerbezogene Dokumentenverzeichnis eingestellt sein. Beachten Sie hierbei vor allem daß es sinnvoll ist, wenn ein eventueller Netzlaufwerksbuchstabe auf allen Arbeitsplätzen gleich gewählt wird, da somit die Verwaltung vereinfacht wird. Siehe unter: "Systemeinstellungen/Dokumentverzeichnis".

Struktur: Um eventuell einen besseren Überblick über verschiedene Arten (oder Quellen) von Dokumenten zu erhalten können Sie Unterordner zum Ordner "Dokumente" anlegen. Diese Unterordner gelten für ALLE Benutzer (systemweit), z.B.:

Hinweis: Das Anlegen von Unterordnern für die Dokumentenverwaltung ist generell nur als "postmaster" möglich. Somit ist gewährleistet, daß nicht jeder beliebige Benutzer solche Ordner anlegen kann und daß eine richtige Strukturierung (durchgängiges Konzept) möglich ist. Wenn Sie als "postmaster" angemeldet sind, können Sie einfach mittels Rechtsklick auf den Ordner "Dokumente" neue Ordner anlegen, umbenennen bzw. löschen.

Hinweis: Ein von Ihnen NEU angelegtes Dokument wird immer im "Hauptordner" laut Systemeinstellungen gespeichert!

B. Anlegen eines neuen Dokumentes:

Zweck: Sie können durch diese Funktion innerhalb von com(organize) ein beliebiges neues Dokument (Word, Excel, Power-Point, usw.) anlegen, OHNE com(organize) verlassen zu müssen! Voraussetzung ist allerdings, daß die entsprechenden Programme (Word, Excel, Power-Point, usw.) auf Ihrem Arbeitsplatz installiert sein müssen!

Sie können ein neues Dokument von überall in com(organize) aus mit der Tastenkombination "Strg" + "O" starten.

Andere Möglichkeiten sind:

* vom com(organize)-Hauptmenü aus auf:  --> Datei --> Neu --> Dokument gehen„

Es öffnen sich zwei Fenster:

Zuerst öffnet sich das Fenster für die Anlage eines neuen Dokumentes und sofort darauf wird für die Dateisuche der Ordner, den Sie in den "Systemeinstellungen/Dokumentverzeichnis" eingestellt haben, z.B.: "...\dokumente", im Windows-Explorer angezeigt. Sie können entweder ein bereits bestehendes Dokument öffnen und weiter bearbeiten oder nachsehen, ob der von Ihnen geplante neue Dokumentenname bereits vergeben ist:

Beispiel mit Windows-Vista:

Sie müssen im unteren Bereich der Maske den gewünschten Dateinamen eingeben und anschließend rechts auswählen, welcher Dateityp das werden soll. Es werden Ihnen nur diejenigen Dateitypen angezeigt, für die Sie auf Ihrem Arbeitsplatz auch das dazugehörende Programm installiert haben. (Wenn Sie also auf Ihrem PC kein Word installiert haben, können Sie hier auch kein Word-Dokument anlegen!).

Wenn Sie anschließend auf "Öffnen" klicken erhalten Sie (sinngemäß) folgende Meldung:

Wenn Sie diese Frage mit "Ja" beantworten, wird der Dateiname in das Fenster für die Neuanlage eines Dokumentes übernommen:

Der Dokumentenname und das Verzeichnis werden automatisch eingetragen. Sie müssen mindestens einen Suchbegriff eingeben und können das Dokument einem Kunden (....) zuweisen. Wenn Sie keine Zuweisung treffen wird das Dokument in Ihrem eigenen Ordner "Dokumente" eingetragen (physisch befindet es sich aber immer im selben Ordner, der in den Systemeinstellungen eingetragen wurde (siehe oben)).

Wenn Sie abschließend auf  "Speichern" klicken, wird sofort die entsprechende Anwendung gestartet, z.B. Word, Excel, Power-Point, usw. und Sie können das Dokument weiter bearbeiten.

Hinweis: das Dokument wird immer im "Hauptordner" laut Systemeinstellungen gespeichert,das ist der Ordner, der unter "Verzeichnis" angegeben ist. Sie können allerdings später das Dokument im Hauptordner "Dokumente" mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend in einen anderen Ordner verschieben (es wird aber auch in diesem Fall nur die Zuordnung zu einem anderen Ordner verschoben, das Dokument bleibt nach wie vor im Originalordner):

Beispiel:

C. Übernahme von bereits bestehenden Dokumenten:

Falls ein Dokument bereits besteht (z. B.: Übernahme von älteren Dokumenten, welche nicht über com(organize) erstellt wurden), dann wählen sie das bereits bestehende Dokument aus. Dieses wird zusätzlich in Ihren benutzerbezogenen Dokumentenordner übernommen.

Vorgangsweise:

1. Legen Sie ein neues Dokument an (siehe oben: "Strg" + "O")

2. Suche Sie anschließend über den Windows-Explorer das zu übernehmende Dokument und wählen Sie es aus (entweder mit "Öffnen" oder durch Doppelklick mit der        linken Maustaste).

 Hinweis: Beachten Sie, daß Sie rechts unten im Feld Dateityp (neben dem Dateinamen) entweder die gewünschte Dateiart eingestellt haben oder

                 "Alle Dateien (*.*)" auswählen!

3. Nach der Auswahl der Datei kommt (sinngemäß) folgende Meldung (als Zielpfad wird hier immer das benutzerbezogene Hauptdokumentenverzeichnis vorgeschlagen):

Bestätigen Sie diese Meldung mit "Ja".

Hinweis: Sollte dieselbe Datei bereits einmal übernommen worden sein (ev. von einem anderen Mitarbeiter), dann ist eine neuerliche Übernahme NICHT möglich! Sie erhalten folgende Nachricht:

Ansonsten erscheint die Maske für die Eingabe von Suchbegriffen und die Zuweisung zu einem Kunden (....):

Hinweis: Sie müssen mindestens EINEN Suchbegriff eingeben, ansonsten erhalten Sie folgende Meldung:

D. Weitere Funktionen für die Dokumentenverwaltung:

Nachfolgend eine Auflistung aller Funktionen beim Arbeiten mit Dokumenten.

Diese Funktionen rufen Sie einfach mittels Rechtsklick auf das entsprechende Dokument auf.

Dokument öffnen: Durch Aufruf dieser Funktion wird das Dokument mit dem entsprechenden Programm geöffnet. Beachten Sie bitte, daß Dokumente nur geöffnet werden können, wenn auf Ihrem Arbeitsplatz das benötigte Programm installiert ist. z.B. wenn auf Ihrem Arbeitsplatz kein CAD-Programm installiert ist, können Sie solche (auf anderen Arbeitsplätzen erstellte) Dokumente nicht öffnen.

Dokument als Anlage versenden: Wenn Sie diese Funktion aufrufen, wird automatisch ein neues Mail mit dieser Anlage angelegt.

Dokument in neues Dokument kopieren: Mittels dieser Funktion wird ein Duplikat des ausgewählten Dokumentes erstellt. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ein anderes Dokument mit ähnlichen Inhalten benötigen. Sie müssen dann nicht wieder alles neu eingeben sondern brauchen nur die entsprechenden Änderungen vornehmen.

Dokument umbenennen: Mit dieser Funktion kann der Dateiname des Dokumentes geändert werden.

Dokument in anderes Verzeichnis verschieben: siehe oben

Dokument löschen: Wenn Sie diese Funktion aufrufen wird das Dokument in com(organize) gelöscht. Zusätzlich kann man auch entscheiden, ob die Datei auf der Festplatte ebenfalls gelöscht werden soll.

Dokument für Verlinkung markieren: Mittels dieser Funktion können Sie das Dokument für die Verlinkung zu einer anderen Nachricht (Job, Termin,...) in der com(organize) markieren. Anschließend müssen Sie diejenige Nachricht, zu der das Dokument verlinkt werden soll, aufrufen bzw. neu anlegen und im Feld "Anlage" mit der rechten Maustaste anklicken. Sie erhalten folgende Auswahl:

Das vorher markierte Dokument wird automatisch als Anlage zum Mail hinzugefügt.

Diese Funktion hat den Vorteil, daß somit die Datei nicht jedesmal auf der Festplatte als weitere Anlage abgespeichert werden muß, sondern nur ein Link für die Nachricht abgespeichert wird. Dokumente sollten wenn möglich immer so den internen Nachrichten zugewiesen werden.

Bei externen Nachrichten darf diese Funktion nicht angewendet werden.

Hinweis: Sie können auch mehrere Dokumente zugleich für die Verlinkung markieren, allerdings können diese nur gemeinsam in dieselbe Nachricht übernommen werden. Wenn verlinkte Dokumente einmal übernommen wurden, ist die Verlinkung automatisch gelöscht.

Dokument öffnen mit: Hier kann zum Unterschied zur Funktion "Dokument öffnen" noch das Programm, mit dem das Dokument geöffnet werden soll, manuell ausgewählt werden

Dokumenteigenschaften: Hier können Sie die Suchbegriffe und die Zuweisung (Kunde, Projekt) ändern oder ev. eine Notiz eintragen.

Nachricht einem Projekt zuweisen: Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument einem Projekt zuweisen. Details siehe: "Projekt"

Nachrichteneigenschaften: Hier können Sie die Eigenschaften der Nachricht, wie Sendedatum, Erzeuger, gelesen von, ... ansehen, aber nicht ändern!

E. Anlagen als Dokument speichern:

Sie können eine Anlage aus einem Mail als Dokument speichern. Der Vorteil besteht darin, daß Sie damit auch Suchbegriffe angeben können, nach denen Sie diese Anlage später leichter finden. Details dazu siehe unter:  "Anlagen/ Anlagen als Dokument speichern".

Beispiel: das nachfolgende Dokument wurde aus einer Anlage eines Mails generiert ("Anlage als Dokument speichern")

Dokument suchen: siehe unter: "Nachrichten suchen"