Konzept der Verfügbarkeit

Grundlagen:

Das Geschäftsfall-Prinzip ist so aufgebaut, daß es einen logischen Belegfluß von "OBEN nach "UNTEN" gibt, also ausgehend vom Angebot weiter in den Auftrag, in Lieferscheine und schließlich in die Rechnung (mit allen möglichen Zwischenstufen).

Wenn die einzelnen Belegzeilen von einer Stufe in die nächste kopiert werden, dann entsteht automatisch ein sog. Belegzeilenverbund, d.h. das Programm weiß, welche Belegzeilen zusammengehören und welche Positionen von Ihnen zusätzlich manuell eingetragen wurden. Siehe auch unter "Belegzeilenverlauf".

Beim Buchen eines Beleges wird eine Rückmeldung an den vorherigen Beleg geschickt, daß die gebuchten Mengen übernommen wurden. Damit stehen diese Mengen im Quellbeleg nicht mehr zur Verfügung. Weiter Informationen siehe unter "Beleg buchen".

Beispiel: Von einem (detaillierten) Auftrag werden einzelne Positionen jeweils mit Teilmengen in einen Lieferschein übernommen, die restlichen Mengen werden anschließend in die Ablage kopiert damit der Auftrag nicht "ewig" offen bleibt:

1. Auftrag: zwei Artikel mit jeweils 100 m; Auftrag ist gebucht (abgeschlossen)

Im Belegnavigator hat das Schloß-Symbol des Auftrags einen grünen Stern, d.h. der Auftrag ist noch "offen" (es gibt noch verfügbare Mengen für Folgebelege):

2. Lieferschein dazu anlegen und Teilmengen aus dem Auftrag kopieren: (entweder über "Zielbeleg" aus Auftrag erzeugen oder neuen LS anlegen und dann "Belegzeilen kopieren"); Lieferschein ist gebucht mit den übernommenen Teilmengen von 80 bzw. 50m:

3. Kontrolle verfügbarer Mengen im Auftrag: Rufen Sie den Auftrag auf und starten Sie den Positionsnavigator mit der Einstellung "Offene Aufträge":

Damit wird Ihnen (unter anderen Aufträgen) auch der gesuchte Auftrag mit den noch offenen Positionen und den offenen (= verfügbaren) Menge angezeigt:

4. Ausbuchen der Restmengen des Auftrages:

Es wird immer wieder vorkommen, daß nicht alle Positionen mit der kompletten Menge in einen Folgebeleg weitergegeben werden können. Dies kann beim Auftrag passieren, wenn nicht alle Positionen mit den vollen Auftragsmengen tatsächlich ausgeführt werden, aber auch bei Lieferscheinen können Positionen deshalb "offen" bleiben, weil sie nicht komplett dem Kunden verrechnet werden können - ein typisches Beispiel ist die nur teilweise Verrechenbarkeit der Arbeitszeit.

Wenn in einem Beleg solche "Restmengen" offen bleiben, dann würde dieser Beleg immer in allen Listen als noch offen aufscheinen, z.B. Liste offener Aufträge oder Liste offener Lieferscheine, usw.

Um dies zu vermeiden müssen diese Restmengen in einen sog. "Ablagebeleg" kopiert werden. Wird dann dieser Ablagebeleg gebucht erfolgt die Rückmeldung an den Quellbeleg, daß die Mengen übernommen wurden und der Quellbeleg ist nicht mehr offen (er hat keinerlei verfügbare Mengen mehr).

Hinweis: Damit Sie einen besseren Überblick darüber erhalten, welche Leistungen Sie "herschenken" mußten ist es sinnvoll, zwei verschiedene Ablagebelege zu verwenden:  eine "Ablage nicht erbrachte Leistungen" für diejenigen Restmengen, die von einem Auftrag übrig bleiben und eine "Ablage nicht verrechenbare Leistungen" für diejenigen Positionen, bei denen Sie zwar eine Leistung erbracht haben, diese aber nicht verrechnen können.

Das Ausbuchen der Restmengen kann auf zwei Wegen erfolgen:

a) manuelles Kopieren diverser Restmengen in die jeweilige Ablage: dies erfolgt entweder wieder über die Funktion "Zielbeleg" erzeugen oder durch das Anlegen eines neuen (Ablage-)Beleges und anschließendem Kopieren der Belegzeilen aus dem Quelllbeleg.

Diese Variante ist dann zu empfehlen, wenn innerhalb eines Geschäftsfalles sowohl Auftragsmengen als auch Liefermengen als Restmengen offen bleiben da Sie dann individuell entscheiden können, welche Mengen in welche Ablage kopiert werden sollen.

b) automatisches Ausbuchen diverser Restmengen beim Abschluß des Geschäftsfalles über die Funktion

. Siehe unter "Geschäftsfall abschließen".

5. Eventuell Kontrolle, welche Belege noch offen sind:

Über den Belegnavigator sehen Sie, daß keine Belege mehr offen sind da kein Schloß-Symbol mehr einen grünen Stern aufweist.

Außerdem scheinen diese Belege im Positionsnavigator nicht mehr als offen auf.