Beleg buchen

Einen Beleg buchen heißt, diesen Beleg abschließen (das hat nichts mit der Buchhaltung zu tun). Ein Beleg sollte dann abgeschlossen (gebucht) werden, wenn die einzelnen Positionen im EDV-Programm genauso eingegeben sind wie sie am Originalbeleg stehen, z. B. Auftrag des Kunden, Lieferschein, Materialentnahmeschein, usw. Eine Rechnung wird dann gebucht, wenn sie so wie sie eingegeben ist an den Kunden geschickt wird.

Erst wenn ein Beleg gebucht wird, werden Lagerbestände verändert, eine Überleitung in die FIBU/Statistik vorgenommen!

Eine Rechnung erhält erst dann eine gültige Rechnungsnummer (= Belegnr.) wenn die Rechnung gebucht wird!

In Sonderfällen kann eine Buchung auch wieder rückgängig gemacht werden, allerdings nur dann, wenn es keine gebuchten Folgebelege gibt. Details dazu siehe unter: Buchung rücksetzen.

Es gibt buchbare und nicht buchbare Belege. Ein Angebot ist normalerweise nicht buchbar, alle anderen Belege sind in der Regel buchbar.

Das Buchen eines Beleges hat folgende Auswirkungen:

1. Der Beleg wird gesperrt, d.h. er kann nicht mehr bearbeitet werden.

Ob ein Beleg gebucht ist oder nicht sehen Sie einerseits an der Farbe der Belegart-Überschrift: rot = gebucht; grün = noch nicht gebucht

z. B.:    Hinweis: Nicht buchbare Belege sind immer schwarz.

Außerdem unterscheiden sich die Belege im Belegnavigator durch die Farbe des Schlosses: rot = gebucht, grün = nicht gebucht.

    Details siehe: "Belegnavigator".

Wenn Sie nach dem Buchen einen Fehler feststellen oder wenn Ihnen der Kunde die Rechnung zurückschickt und Sie müssen Änderungen machen, dann können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Buchung rücksetzen.

2. Der Beleg erhält seine Belegnummer (z.B. Rechnungsnummer):

Beim ersten Buchen eines Beleges wird seine Belegnummer + Belegdatum vergeben. Diese Werte bleiben auch beim Rücksetzen der Buchung  gespeichert und werden beim nächsten Buchen wieder verwendet. Dadurch ist es relativ einfach möglich, eine Rechnung nachträglich zu korrigieren.

3. Es erfolgt eine Rückmeldung an eventuelle Vorbelege, daß die gebuchten Mengen übernommen wurden. Damit stehen diese gebuchten Mengen im Vorbeleg nicht mehr zur Verfügung (d.h.sie können nicht mehr in einen weiteren Folgebeleg kopiert werden). Näheres dazu siehe unter: "Konzept der Verfügbarkeit".

4. Lagerbestände werden verändert: wenn es sich um einen Beleg handelt, der Einfluss auf die Lagerbestände nimmt (z.B. Lieferschein, Wareneingang) werden die Bestände erst mit der Buchung des Belegs verändert.

Das Buchen eines Beleges:

Sie können einen Beleg entweder direkt aus der Belegerfassung heraus buchen, indem Sie das Symbol anklicken:

oder mit den Tasten "Strg" + "B" aufrufen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Beleg erst beim Drucken zu buchen. Das Druckprogramm überprüft automatisch, ob der Beleg bereits gebucht ist oder nicht. Wenn der Beleg noch nicht gebucht ist erhalten Sie folgende Abfrage:

Wenn Sie mit "Nein" antworten, wird der Beleg als "Pro-Forma-Beleg" gedruckt, d.h. er bekommt noch keine Belegnummer und am linken Rand steht in hellgrauer Schrift mehrmals das Wort "PRO-FORMA":

Wenn Sie mit "Ja" antworten, wird der Buchungsassistent gestartet.

Der Buchungsassistent:

Beispiel: Buchen einer Rechnung:

Grundsätzlich werden Ihnen alle Daten vorgeschlagen und Sie sollten in der Regel auch keine Änderungen durchführen. Allerdings ist es möglich, ein anderes "Datum kfm. Buchung:" sowie eine andere als die vorgeschlagene (laufende) Belegnummer einzugeben. Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn Sie am Jahresbeginn noch eine Rechnung für das Vorjahr schreiben müssen.

Bei Bedarf können Sie noch zusätzliche Eingaben machen, z.B. einen Buchungstext für die Buchhaltung oder Beschreibungen zu einem Projekt.

Das "Datum Bestandsbuchungen" betrifft den Lagerbestand.

Wenn Sie keine weiteren Änderungen machen oder weitere Abfragen erhalten wollen, dann können Sie mit der Taste "F2" sofort das Buchen starten.

Wenn Sie mit "Weiter" weitergehen, erhalten Sie folgende weiteren Anzeigen:

Maske Zahlungskonditionen:

Maske Belegrabatte, Nachlässe:

Wenn Sie Nachlässe nach Ö-Norm B2110 eintragen wollen, müssen Sie zuerst die Funktion markieren, erst dann werden die folgenden Felder freigegeben:

Weitere Informationen zur Abrechnung nach Ö-Norm B2110 siehe unter: "Belegkopf/Nachlässe" sowie in der gesonderten Verfahrensanleitung "Teil-  Schlussrechnungen".

Wenn Sie mit "Buchen" weitergehen, erhalten Sie folgenden Hinweis:

Wenn Sie mit "Ja" fortfahren, wird der Beleg gebucht.