Telefonate

Vorausetzungen:  Damit com(organize) auch Ihren gesamten Telefonverkehr automatisch abwickeln kann ist es erforderlich, daß Sie eine TAPI-fähige Telefonanlage besitzen und daß diese Anlage korrekt mit com(organize) verbunden wird. (TAPI ist die Abkürzung für "Telephony Application Programming Interface").

Telefon-Grundeinstellungen:

Um in die Telefon-Einstellungen zu gelangen müssen Sie zuerst in der com(organize) Symbolleiste (ganz oben) auf das Telefonsymbol klicken:

damit wird rechts unten im sog. "Systray" zusätzlich ein Telefonsymbol angezeigt:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Telefon-Symbol. Damit erhalten Sie folgendes Menü:

Gehen Sie weiter auf --> Einstellungen und tragen Sie die erforderlichen korrekten Werte ein.

Hinweis:Sie sollten sich vorher mit dem technischen Kundendienst von Comtech in Verbindung setzen und diese Einträge ev. über die Fernwartung gemeinsam machen, falls das nicht ohnedies schon bei der technischen Installation vor Ort geschehen ist.

Ordner Telefonate:

Hauptordner Telefonate: in diesem Ordner werden alle Telefonate in zeitlicher Reihenfolge angezeigt, egal ob Ein- oder Ausgang bzw. ob erreicht oder nicht erreicht.

Sie können aber in den Unterordnern gezieltere Informationen erhalten:

Ordner Eingang: enthält alle Anrufe, die entgegengenommen wurden
Ordner Ausgang: enthält alle Anrufe, die von diesem TAPI-Client aus getätigt wurden
Ordner "Eingang nicht erreicht":  enthält alle eingegangenen Anrufe, bei denen Sie nicht abgehoben haben

 
Ordner "Ausgang nicht erreicht": enthält alle Nummern, bei denen Sie versucht haben anzurufen, aber niemanden erreicht haben (besetzt, nicht abgehoben,...)
 
 

Gesprächsprotokoll anlegen

Sie können jedes Telefonat in einem der Telefonat-Ordner mit einem Doppelklick aufmachen und den Inhalt des Gespräches im Mitteilungsfeld eintragen:

Ausgang - Anrufen:

Variante 1 ("Alt" + "T") mit Kundenauswahl:

Suchen Sie mit dem Supersuchschlüssel ("Alt" + "F") den gewünschten Telefonpartner. Es wird die Kundenauswahlliste geöffnet. Markieren Sie den gewünschten Kunden/Lieferanten aus und drücken Sie ("Alt" + "T") und klicken Sie dann auf wählen.

Variante 2 ("Alt" + "T") mit Nachricht:

Öffnen Sie eine Nachricht des gewünschten Telefonpartners und drücken Sie dann ("Alt" + "T"). Voraussetzung dafür ist, daß die Stammdaten entsprechend angelegt sind, damit die Nachrichten automatisch zugewiesen werden.

Variante 3 ("Alt" + "T") aus dem Info-Center heraus:

Öffnen Sie das Info-Center, suchen Sie hier den entsprechenden Kunden/Lieferanten und drücken Sie dann wieder ("Alt" + "T").

Wenn Sie den gewünschten Gesprächspartner angewählt haben öffnet sich das TAPI-Fenster und die Telefonnummer des Partners wird eingeblendet:

Klicken Sie auf das Symbol "Wählen" - die Verbindung wird hergestellt.

Arbeiten mit mehreren Ansprechpartnern:

Haben Sie einem Kunden mehrere Ansprechpartner zugeordnet, können Sie auch direkt zu diesem durchwählen. Wenn Sie sich im TAPI-Fenster befinden, mit dem Supersuchschlüssel einen Kunden suchen und diesen auswählen, erscheint Ihnen ein Fenster mit eingetragenen Ansprechpartnern:

Mit "OK" wählen Sie dann direkt zu diesem durch. Mit der Taste "ESC" wird die Vermittlung (Standardnummer) ausgewählt.

Sie können aber auch hier noch die verschiedenen Ansprechpartner auswählen, indem sie die "Pfeil nach unten"-Taste rechts neben der Lupe drücken:

Hinweis: Beim Anlegen von Ansprechpartnern ist zu beachten, daß immer die gesamte Telefonnummer eingetragen werden muß (die Durchwahl alleine reicht nicht aus!)

Lernfunktion:

Wenn Sie im Kundenstamm keine oder eine falsche Telefonnummer eingetragen haben müssen Sie nicht extra in den Kundenstamm wechseln um hier die richtige Telefonnummer einzutragen. Gehen Sie ganz gleich vor als wenn die Telefonnnummer stimmen würde, öffnen Sie mit ("Alt" + "T") das Fenster zum Anrufen und tragen Sie hier die richtige Telefonnummer (anstelle der angezeigten) ein. Es erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie hier mit "OK" und die Telefonnummer ist abgespeichert. Natürlich funktioniert das mit den Ansprechpartnern genauso. Wählen Sie einfach den Ansprechpartner aus (auch wenn keine Telefonnummer eingetragen ist) und tragen Sie die Telefonnummer ein. Die Rufnummer wird somit abgespeichert und Sie können beim nächsten Telefonat gleich die richtige Nebenstelle anwählen.

Eingang:

Automatische Anrufer-Erkennung

Folgende Punkte sind zu kontrollieren, damit die automatische Anrufer-Erkennung auch richtig funktioniert:
1. Kontrolle ob in den Telefon-Grundeinstellungen von com(organize) der Punkt "Stellen aus eingehenden Telefonaten entfernen" richtig eingestellt ist:

siehe oben unter "Telefon Grundeinstellungen"

Man kann das auch daran erkennen ob die Telefonnummer so, wie sie im Stamm eingetragen ist (also mit nur einer Null am Anfang), im Reminderfenster gleich angezeigt wird.
2. Ist am Postserver der Punkt "Rufnummernindexaufbau" aktiviert. Die Automatische Erkennung funktioniert nur wenn diese Funktion aktiv ist. Siehe "Servereinstellungen co"
3. Am Postserver ist ein Zeitpunkt für den Rufnummernindexaufbau eingestellt. Wurde der entsprechende Eintrag eventuell erst nach diesem Zeitpunkt angelegt?

"Servereinstellungen co"
4. Damit die Rufnummernerkennung funktionieren kann muß bei Telefonnummern die mit einer "0" für die Vermittlung enden unbedingt vor dieser letzten 0 ein .,-/ oder Leerzeichen stehen.
z.b:
+43 6463 8700 0
+43 6463 8700-0
+43 6463 8700.0
+43 6463 8700/0
usw.
 
Auf keinen Fall darf die Nummer so abgespeichert werden: +43 6463 87000

Sind diese Einstellungen richtig gemacht, werden bei eingehenden Telefonaten automatisch folgende kunden-, lieferanten-, kontakt- bzw. ansprechpartnerbezogene Daten angezeigt. Zusätzlich kann auch das Info-Center zu diesem Anrufer geöffnet werden und man hat gleich alle wichtigen Daten zum Anrufer verfügbar:

 
Infocenter: Wenn bei einem Anruf ein Kunde erkannt wird, können Sie auf den Button "Infocenter" klicken wodurch dieser Kunde automatisch im Info-Center eingetragen wird und Sie damit alle Informationen sofort während des Telefonates ansehen können.

Neues Programm-Modul "Helpdesk - Service-Ticket" (ca. ab Sommer 2009)

Wenn Sie das Wort "Infocenter" mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie das neue Programm-Modul "Helpdesk" starten.

Voraussetzung: das Modul muß bei Ihnen aktiviert sein (ist ein Teil der "Ressourcenplanung").
 

Funktionen:

 
Durch einen Klick auf das Feld "Funktion" erscheint (sinngemäß !!) folgendes Menü:

Zuweisung des Telefonats ändern: Von com(organize) wird das Telefonat automatisch dem Anrufer zugewiesen. Wenn Sie diese automatische Zuweisung ändern wollen (z. B. Zuweisung zu einem Projekt), dann können Sie das mit dieser Funktion machen.

 
Bitte nicht stören einschalten: Wenn Sie eine zeitlang nicht gestört werden wollen dann können Sie dies mit dieser Funktion bekanntmachen. Die Farbe der eigenen Teilnehmerkennung wird violett. Dies zeigt den anderen Benutzern zwar an, daß Sie nicht gestört werden möchten,  ein Anruf (z. B. weiterverbinden eines Anrufers)  ist aber trotzdem möglich.

weitere Funktionen, die je nach aktueller Situation angezeigt werden:

 
Anruf heranholen: Damit können Sie den Anruf eines anderen läutenden Telefonapparates "abfangen", d.h. übernehmen.

 
Anrufumleitung einschalten: Mit dieser Funktion können Sie die eigenen ankommenden Anrufe auf eine andere Nebenstelle umleiten
 

 
Symbolfarben:
 
grün = Teilnehmer frei
rot = Teilnehmer besetzt
orange = Teilnehmeranschluss hat einmal (oder mehrmals) nicht abgehoben
violett = "Bitte nicht stören" Modus aktiviert
 

 
Kurzwahlen hinzufügen

Um das TAPI mit eigenen Kurzwahlen, wie z.B. Firmenhandys, versehen zu können, muß wie folgt vorgegangen werden:

TAPI muß gestartet sein (siehe  oben); klicken Sie im Systray (ganz unten) mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol:

damit erhalten Sie folgendes Menü:

 
Gehen Sie weiter auf "Einstellungen" - damit erhalten Sie folgende Eingabemaske:

 
 
Im Bereich "Benutzerdefinierte Kurztasten" können Ihre eigenen Kurzwahlen eintragen. Diese erscheinen dann im Kurzwahlfeld (wenn Sie auf die Funktion "Kurzwahlen" drücken) und können mit nur einem Mausklick angewählt werden:

Anrufdetails: (Gesprächsprotokoll anlegen)

Mit einem  Doppelklick auf einen gelisteten Anruf (in einem der Telefonordner) gelangen Sie in ein Detailfenster mit näheren Informationen zu diesem Anruf:

 
Dabei wird neben dem Namen des Anrufers, der Anrufzeit und dem Datum auch die Telefondauer angezeigt. Wenn die gewählte/eingegangene Nummer im Kundenstamm gefunden wird, ordnet das Progamm den Anruf automatisch dem entsprechenden Kunden zu.
Im Feld Mitteilungen kann man persönliche Notizen hinzufügen um den (stichwortartigen) Inhalt des Gespräches niederzuschreiben (Gesprächsprotokoll).