Oberfläche Reparaturauftrag

Wenn Sie einen Reparaturauftrag neu anlegen, erscheint zuerst folgende Zusatzmaske:

Bearb.Nr.: dieses Feld bleibt vorerst frei - die nächstfolgende Bearbeitungsnummer für Reparaturaufträge wird beim Speichern Ihrer Eingaben automatisch vergeben.

Kundennr.: wählen Sie zuerst den Kunden aus; wenn Sie anschließend mit den Tasten "Tab" oder "Enter" weitergehen springt das Programm in die

Bemerkung: Dieses Feld ist für die manuelle Eingabe gesperrt - es wird automatisch mit den Daten des Gerätes und der Fehlerbeschreibung gefüllt, wenn Sie den Reparaturauftrag fertigstellen. Diese Daten werden zugleich im Feld "Interne Bemerkungen" im Belegkopf hinterlegt.

1. Eingabemaske ("Reiter") Gerät/Fehlerbeschreibung:

Bearb./Annahme: in dieses Feld kann man den Namen oder das Kürzel desjenigen Mitarbeiters eintragen, der/die den Reparaturauftrag aufgenommen hat (üblicherweise am Telefon oder im Verkaufsbereich).

bearb. Techniker: in diesem Feld können Sie denjenigen Mitarbeiter auswählen, der für die Reparatur zuständig ist; Voraussetzung ist allerdings der Einsatz des Vertretermoduls da die einzelnen Mitarbeiter im Vertreterstamm angelegt werden müssen.

 Beispiel:

Annahmedatum / Termindatum: in diese Felder wird automatisch das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit eingetragen; bitte bei Bedarf ändern.

Bezeichnung: Sie müssen nur dann eine Bezeichnung eintragen, wenn das Gerät nicht in der Gerätekartei des Kunden hinterlegt ist.

Wenn Sie ein Gerät aus der Gerätekartei suchen wollen, müssen Sie auf den Button in der Buttonleiste klicken!

Dadurch verzweigt das Programm in die Gerätekartei und schlägt die Kundennummer, die Sie vorher ausgewählt haben, vor:

Klicken Sie anschließend auf die Auswahlliste und Sie erhalten eine Liste aller Geräte dieses Kunden aus der Gerätekartei:

Wählen Sie das gewünschte Gerät aus und gehen Sie weiter mit "OK". Damit wird Ihnen dieses Geräte komplett angezeigt und Sie können am unteren Rand mit dem Button die Daten sofort in den neuen Reparaturauftrag übernehmen:

Wenn Sie einen bereits bestehenden Reparaturauftrag zu einem Gerät suchen wollen, z. B. weil die Reparatur noch nicht abgeschlossen ist und Sie noch Einträge machen müssen oder weil der Kunde das Gerät erneut zu Ihnen bringt, dann können Sie in den Feldern:

Marke / Type / Modell / Seriennnummer / Zusatznummer: bereits bestehende Reparaturaufträge suchen.

Je nachdem, aus welchem Feld Sie die Suche starten stehen Sie auch gleich in der Auswahlliste in der entsprechenden Spalte und können einen Suchbegriff eingeben.

 Beispiel (Suche im Feld "Type"):

         Hinweis: wenn Sie suchen wollen brauchen Sie nur das erste Zeichen eintippen - daraufhin erscheint automatisch ein Eingabefeld:

Fremdgerät: hier können Sie ankreuzen, ob es sich um ein Fremdgerät handelt (reines Informationsfeld).

Zubehör: Geben Sie ein, ob der Kunde irgendein Zubehör mitgebracht hat, z. B. eine Fernbedienung.

2. Eingabemaske ("Reiter") Kundenwünsche:

In dieser Eingabemaske können Sie eintragen, ob der Kunde einen Kostenvoranschlag will, bis zu welchem Betrag eine Reparatur akzeptiert wird, wer das Gerät abgeholt oder an den Kunden geliefert hat sowie eine eventuelle Benachrichtigung des Kunden. In der Auswahlliste "Kunde wie benachrichtigen" können Sie individuell weitere Benachrichtigungsarten neu definieren (siehe oben).

3. Eingabemaske ("Reiter") Reparaturbeschreibung:

In diesem Teil de Reparaturauftrages können Sie sowohl eine Reparaturbeschreibung für den Kundenausdruck (siehe "Reparaturauftrag drucken") als auch interne Reparaturbemerkungen eintragen.

4. Eingabemaske ("Reiter") Kundendaten:

Hier werden die Stammdaten aus dem Kundenstamm angezeigt. Wenn Sie diese Daten (nur für den aktuellen Reparaturauftrag !!) ändern wollen, müssen Sie die Funktion aktivieren.

5. Eingabemaske ("Reiter") Zusätze:    Diese Funktion ist derzeit nicht aktiviert und für eventuelle Individualanforderungen vorgesehen!

6. Eingabemaske ("Reiter") Infos:  In dieser Maske werden Informationen über die Erzeugung bzw. letzte Änderung des Reparaturauftrages angezeigt.

Diese Daten sind NICHT änderbar!

Eingabemöglichkeiten auf der rechten Seite des Reparaturauftrages:

Status: in diesem Feld können Sie (bzw. der zuständige Mitarbeiter) laufend den aktuellen Bearbeitungsstatus des Gerätes eintragen bzw. anzeigen lassen. Dies ist  vor allem für die aktuelle Information dann wichtig, wenn der Kunde anruft und wissen will, wie weit die Reparatur schon ist.

Bei Bedarf können Sie zusätzlich neue Stati definieren.

zusätzliche Angaben zum Status: Sie können eintragen, ob die Reparatur auf einen Ersatzteil warten muß, ob das Gerät weitergeleitet wurde bzw. ob das Gerät schon fertig ist bzw. wann es fertig wird:

Hinweis: Um in die Felder "Firma" bzw. "Datum" etwas eintragen zu können, müssen Sie zuerst den Bereich aktivieren !

Block Garantieauftrag:

Diese Felder sind reine interne Informationsfelder und können Ihnen dabei helfen, daß nicht irrtümlich eine Rechnung geschrieben wird, wenn es sich um einen Garantiefall handelt. (in diesem Fall muß der Reparaturauftrag nach Erledigung in die Ablage kopiert werden, damit er nicht ewig "offen" bleibt).

im Feld "urspr. Beleg-Nr:" wird automatisch diejenige Rechnungsnummer eingetragen, mit der dieses Gerät ursprünglich verkauft wurde.

Leihgerät: tragen Sie hier die Daten eines Leihgerätes ein:

Kunde wurde benachrichtigt:

Sobald Sie diese Funktion aktivieren, werden in die Felder automatisch das Datum, die Uhrzeit sowie der am jeweiligen Arbeitsplatz angemeldete Benutzer eingetragen. Diese Daten können nicht manuell eingetragen oder geändert werden!

Schließen Sie den Reparaturauftrag ab, indem Sie auf den Button "Beenden" klicken und die anschließende Frage

 mit "Ja" beantworten.

Damit wird der Reparaturauftrag angelegt und Sie befinden sich in der Belegerfassung in der ersten Positionszeile:

Die Geräte- und Fehlerbeschreibung sind in das Feld "Interne Bemerkungen" eingetragen:

Weitere Informationen siehe unter: "Belegkopf/Beschreibung".

Hinweis: Die von Ihnen geleisteten Arbeiten bzw. benötigten Materialien werden wie bei jedem anderen Beleg eingetragen und dann in eine Rechnung (oder bei Garantieleistungen in die Ablage) weitergeleitet.

Nachträgliches Aufrufen eines Reparaturauftrages:

Wenn Sie einen Reparaturauftrag weiter bearbeiten müssen dann suchen Sie zuerst den Reparaturauftrag wie jeden anderen Beleg. Gehen Sie in die erste Positionszeile und klicken Sie anschließend auf das Symbol . Damit wird die Maske mit den Gerätedaten wieder geöffnet und Sie können Ergänzungen/Änderungen eintragen wie z.B. den Status des Gerätes ändern, die Reparaturbeschreibung für die Abrechnung eintragen, usw.