Flex-Fibu Schnittstelle

1. Grundlagen:

Grundsätzlich sind ein Warenwirtschaftsprogramm wie com(economy) und ein Buchhaltungsprogramm zwei völlig verschiedene Programme, die auch unabhängig voneinander eingesetzt werden können und auch auf verschiedenen EDV-Systemen installiert sein können. Außerdem "hängt" die Buchhaltung zeitlich immer hinter der Warenwirtschaft nach - Sie können z.B. am 1. März eine Rechnung schreiben (und damit automatisch den Buchungssatz bilden), die Buchhaltung ist aber noch einige Zeit in der Periode Februar (da ja noch nicht alle Belege eingelangt sind, z. B. Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnungen der Mitarbeiter, usw.).

Um hier eine korrekte Verbindung zwischen der Warenwirtschaft und der Buchhaltung zu ermöglichen erfolgt die Übergabe der Buchungen nie direkt sondern über Zwischendateien:

1. Schritt (erfolgt automatisch):  das Warenwirtschaftsprogramm bildet mit dem Abschluß eines buchungsrelevanten Beleges einen Buchungssatz und schreibt diesen in eine Datei, die sich im Verzeichnis der Warenwirtschaft befindet.

2. Schritt (in der Warenwirtschaft auszuführen): Es wird das zur Buchhaltung passende Überleitungsprogramm gestartet, mit dem die Buchungen aus der                Zwischendatei der Warenwirtschaft in eine andere Zwischendatei in der Buchhaltung übergeben und anschließend in der Warenwirtschaft gelöscht werden.

3. Schritt (im Buchhaltungsprogramm auszuführen): Der/die Buchhalter/in entscheidet, WANN die Buchungen tatsächlich auf den Konten gebucht werden sollen und löscht anschließend die Zwischendatei in der Buchhaltung.

2. Die Flex-Fibu Schnittstelle:

Dieses Modul ist dazu notwendig, um die in com(economy) durch das Buchen von Belegen wie Rechnungen, Gutschriften, u.ä. gebildeten Buchungssätze zu sammeln. Sie können diese Buchungen dann zu einem passenden Zeitpunkt in Ihr Buchhaltungsprogramm übergeben bzw. für den Steuerberater eine Datei mit den Buchungssätzen erstellen und diese Datei dann - üblicherweise per Mail - an ihn senden. Zugleich mit dem ordnungsgemäßen Erstellen dieser Fibu-Zwischendatei können/sollten Sie die übergebenen Buchungszeilen in der com(economy) - Datei löschen.

Der Start erfolgt über das Hauptmenü --> Warenwirtschaft --> FIBU-Schnittstelle  --> Bearbeiten --> Flex-Fibu Schnittstelle.

3. Die Buchungsdatei in der com(economy) -  (FAEXT Externdaten):

Wenn Sie diesen Programmpunkt starten, werden Ihnen zuerst die in der Buchungsdatei für Externdaten gespeicherten Buchungen angezeigt, z.B.:

Sie könnten rein theoretisch in dieser Datei noch vor der Überleitung in die Buchhaltung Änderungen vornehmen bzw. Buchungen löschen. Dies war in Einzelfällen in den älteren Versionen von com(economy) sinnvoll.

Hinweis: Beachten Sie, daß jede Buchung zumindest aus zwei Buchungszeilen besteht (Soll und Haben), im obigen Beispiel sogar bei den Belegen mit den Nummern  700009 und 700011 aus jeweils drei Zeilen, da die Gegenbuchungen auf zwei verschiedenen Erlöskonten erfolgen.

Ab der Version ce7.xx dürfen Sie in dieser Datei aber keine Änderungen oder Löschungen mehr vornehmen da dies vollautomatisch über die Belegerfassung/Buchen eines Beleges geschieht!!  Näheres dazu siehe unter: "Beleg buchen" bzw. "Buchung rücksetzen".

Korrekturbuchungen:  Wenn Ihnen z.B. ein Kunde eine Rechnung zurückschickt, Sie diese Rechnung korrigieren müssen und anschließend neu drucken (und buchen), dann erfolgen alle Korrekturbuchungen im Hintergrund vollautomatisch.

Dabei können zwei verschiedene Situationen auftreten:

Variante 1: der ursprüngliche Buchungssatz wurde noch nicht an die Buchhaltung übergeben und befindet sich noch in der Warenwirtschafts-Datei FAEXT:

In diesem Fall wird mit der Funktion "Buchung rücksetzen" in der Belegerfassung zugleich der Original-Buchungssatz gelöscht und anschließend, wenn Sie die korrigierte Rechnung wieder buchen, durch den neuen Buchungssatz ersetzt. Damit landet letztlich nur der neue, korrigierte Buchungssatz in der Buchhaltung.

Variante 2: der ursprüngliche Buchungssatz wurde bereits an die Buchhaltung übergeben und befindet sich NICHT MEHR in der Warenwirtschafts-Datei FAEXT:

Sollte dieser Fall eintreten (weil der Kunde z.B. die Rechnung erst relativ spät zurückgeschickt hat), dann bildet das Programm Belegerfassung beim "Buchung rücksetzen" automatisch eine Stornobuchung, die genauso aufgebaut ist wie die Originalbuchung, allerdings mit den Beträgen im Minus (aber auf derselben Seite Soll/Haben). Wenn diese Stornobuchung dann mit den anderen Buchungen in die Buchhaltung übergeleitet wird, dann werden dort durch das negative Vorzeichen sämtliche Vorgänge ausgeglichen (der Saldo wird korrigiert, die Umsätze Soll/Haben werden korrigiert und vor allem wird auch ein bereits gebildeter Offener Posten gelöscht).

Mit dem Buchen der korrigierten Rechnung wird dann ein neuer, korrekter Buchungssatz gebildet.

In der Buchhaltung landen in diesem Fall DREI Buchungen: die falsche Originalbuchung, die dazugehörende Stornobuchung und die korrigierte Buchung.

4. Überleitung der Buchungssätze in die Buchhaltung:    (vorher "Journal drucken" !!!)

Je nach eingesetztem Buchhaltungsprogramm unterscheiden sich auch die Überleitungen. Bei manchen Buchhaltungen ist es möglich, nicht nur die Buchungen zu übergeben, sondern auch (bisher noch nicht vorhandene) Kunden/Lieferantendaten die dann (mit einem eigenen Übernahmeprogramm innerhalb der Buchhaltung) automatisch als Konten angelegt werden können.

Die Übergabemasken mit den jeweiligen Möglichkeiten finden Sie in den folgenden Kapiteln je nach Buchhaltung. Derzeit sind folgende Überleitungen vorhanden:

Hinweis: Da in der Regel nach der erfolgreichen Übergabe der Buchungszeilen an die Fibu-Zwischendatei diese Buchungszeilen in der Datei FAEXT in com(economy) automatisch gelöscht werden, sollten Sie VOR der Überleitung unbedingt ein Protokoll drucken. Details dazu siehe unter: "Journal drucken".