Fertigstellen

Nach der letzten Eingabemaske oder wenn Sie schon vorher auf „Fertigstellen“ gedrückt haben erscheint eventuell noch diese Abfrage (allerdings nur dann, wenn Sie das Modul „Projektverwaltung“ einsetzen):

Genauere Informationen siehe unter: "Projektverwaltung".

Kopieren von Belegzeilen

Durch das Fertigstellen wird automatisch ein neuer Beleg angelegt und Sie kommen in die Erfassungsmaske für die Belegzeilen wobei das Programm als erstes von Ihnen wissen will, ob Sie gleich Belegzeilen aus anderen Belegen kopieren wollen:

Wenn Sie „Nein“ anklicken befinden Sie sich sofort in der ersten Erfassungszeile.

Wenn Sie aber Belegzeilen kopieren wollen, z. B.: aus einem Vorbeleg, dann entscheiden Sie sich für „Ja“.

Vorbelege (= Quellbelege) können mehrere verschiedene Belegarten sein, je nachdem, welche Belegart Sie gerade bearbeiten.

So kann für ein Angebot in der Regel nur wieder ein anderes Angebot als „Quellbeleg“ dienen während z. B.: für die Belegart „Rechnung“ sowohl Angebote als auch Aufträge oder Lieferscheine oder andere Quellbelege möglich sind.

Welche Quellbelege für die einzelne Belegart jeweils zulässig sind ist aufgrund eines Organisationsgespräches mit Ihnen oder aus der Praxis heraus bereits vorprogrammiert. Diese Kopierrichtungen (welche Quellbelege in welche Zielbelege kopiert werden dürfen) können aber jederzeit geändert werden. Bitte setzen Sie sich bei Bedarf mit einem Comtech-Mitarbeiter in Verbindung.

Beispiel:

Diese Anzeige erscheint standardmäßig, wenn Sie eine Rechnung neu anlegen:

In diesem Fall sind als Quellbelege sowohl Angebote als auch Aufträge/ABs und/oder Lieferscheine u.a. zulässig.

Nachdem Sie den gewünschten Belegtyp ausgewählt haben, z. B.: Lieferschein, erscheint folgende Übersicht:

Sie können jetzt einen oder beide (mehrere) Lieferscheine markieren indem Sie die Bearbeitungsnummer anklicken.

Hinweis:  durch nochmaliges Anklicken der Bearbeitungsnummer können sie eine bereits erfolgte Markierung wieder löschen.

Auswahlmodus: hier können Sie entscheiden, ob Sie einzelne Belege markieren wollen oder einen Bereich „Von/Bis Beleg“ (dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie eine Vielzahl von Quellbelegen übernehmen wollen, z.B.: 20 Lieferscheine oder mehrere Aufmassbelege, u. ä.).

Hinweis: Wenn Sie den Auswahlmodus „einzeln“ gewählt haben, dann können Sie in der Folge auch noch entscheiden, ob ALLE Zeilen kopiert werden sollen (Feld links unten „Alle Zeilen kopieren“ ist aktiv und kann markiert werden)

Beim Auswahlmodus „Von/Bis Beleg“ werden automatisch alle Positionszeilen in den neuen Zielbeleg übernommen (und können dort ev. gezielt wieder einzeln gelöscht werden). Das Feld links unten „Alle Zeilen kopieren“ ist in diesem Fall NICHT aktiv.

Auch Belege außerhalb dieses Geschäftsfalles anzeigen:

Grundsätzlich sollten Quellbelege nur Belege innerhalb desselben Geschäftsfalles sein.

In manchen Fällen können Sie sich aber die Arbeit auch dadurch wesentlich erleichtern, dass Sie Belegzeilen aus einem anderen Geschäftsfall „herüber-kopieren“. Ein typisches Beispiel dafür ist ein Angebot, das so ähnlich aufgebaut ist wie ein anderes Angebot (aber für einen anderen Kunden und aus einem anderen Geschäftsfall) oder Sie sollen eine Sammelrechnung aus verschiedenen Geschäftsfällen  für einen Kunden erstellen.

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, dann werden Ihnen ALLE entsprechenden Quellbelege (in diesem Fall Lieferscheine) von ALEN Kunden in der Liste angezeigt. Außerdem wird automatisch der Button „Kundenfilter“ schwarz (= aktiv) und Sie können gezielt nur Quellbelege eines bestimmten Kunden anzeigen lassen.

Hinweis: Sie können nur bereits gebuchte Quellbelege in Folgebelege übernehmen!

Alle Zeilen kopieren: Wenn Sie dieses Feld aktivieren werden automatisch alle Zeilen des Quellbeleges in den neuen Beleg übernommen. Haben Sie mehrere Quellbelege ausgewählt, dann ist dieses Feld nicht aktiv und es werden automatisch alle Positionen aus allen ausgewählten Quellbelegen übernommen. Sie können dann bei Bedarf im neuen Zielbeleg einzelne Zeilen wieder löschen.

Wenn das Feld NICHT aktiviert wurde, erscheint folgende Maske:

Sie können auch hier wieder über den Auswahlmodus bestimmen, ob Sie einzelne Zeilen markieren wollen oder einen ganzen Bereich „Von/Bis Zeile“ (z. B. von der ersten bis zur letzten Zeile alles markieren).

Markieren Sie die einzelnen Zeilen oder den Bereich von/bis, indem Sie auf die „lfd Nr.“ oder den Artikelmatchcode klicken.

Hinweis: Wenn Sie den Auswahlmodus: „einzeln“ gewählt haben, dann können Sie die Reihenfolge bestimmen, in der die von Ihnen gewählten Zeilen in den Zielbeleg übernommen werden. Der Artikel, den Sie zuerst markiert haben, wird als erste Position eingetragen, usw.

Auch nicht mehr verfügbare Belegzeilen anzeigen:

Ein wesentlicher Vorteil der Belegkette ist es, dass einmal übernommene (und gebuchte) Positionszeilen nicht mehr in einen weiteren Zielbeleg übernommen werden können. Normalerweise werden diese nicht mehr verfügbaren Belegzeilen auch nicht angezeigt:

In besonderen Fällen kann es aber erforderlich werden, bereits übernommene Positionen trotzdem in einem weiteren Zielbeleg zu erfassen.

Beispiel: in einem Auftrag waren ursprünglich 10 Aufsteckbürsten enthalten, die bereits alle in einen Folgebeleg (Lieferschein, Rechnung) übernommen wurden.

Der Kunde holt sich aber zusätzlich 5 Stück ab und möchte diese 5 Stück auf der Rechnung mitberücksichtigt haben. Um nun dieselben Konditionen (Preis, Rabatt, ev. Aufschlag, ..) sicherzustellen können Sie trotzdem dieselbe (eigentlich im Quellbeleg nicht mehr verfügbare) Position in einen neuen Beleg übernehmen.

Beispiel:

In der folgenden Maske scheint als 1. Position zusätzlich das FX20 Isolierrohr auf, allerdings mit (verfügbarer) Menge = 0. Wenn Sie diese Position auswählen wird sie auch in den Zielbeleg übernommen, allerdings auch mit Menge Null. Diese zusätzliche Menge müssen Sie dann im Zielbeleg manuell eintragen.

Mengen vor Kopieren noch ändern: wenn Sie diese Funktion aktivieren erscheint nach der Auswahl der gewünschten Positionen und dem Anklicken des Buttons „Weiter“ folgende Maske:

Die vom Quellbeleg vorhandene Menge (ev. auch nur mehr eine Restmenge) – in diesem Beispiel 0 für das FX20 Isolierrohr – kann nun verändert werden.

Wenn Sie auf den Button „Weiter“ drücken erscheint noch folgende Maske:

Belegzeilen mit gleicher Referenzierung zusammenfassen:

Wenn Sie diese Funktion aktivieren werden Positionen, die auf dieselbe Geschäftsfallzeile referenzieren mengenmäßig zusammengefaßt (z.B.: dieselbe Position, die in mehreren Teillieferungen auf verschiedenen Lieferscheinen aufscheint wird in der Rechnung zusammengefaßt). Damit Zeilen zusammengefaßt werden können müssen Sie die gleichen Artikeltexte/Pos.Nr. usw. haben (siehe unter "Hauptzeilensystem").

Beim Zusammenfassen Mischpreise berechnen:

Wenn die Position in den verschiedenen Lieferscheinen mit verschiedenen Preisen erfaßt wurde kann durch das Aktivieren dieser Funktion ein Mischpreis (Durchschnitt) berechnet werden. Wird diese Funktion nicht aktiviert so wird der Preis der ersten übernommenen Zeile mit übernommen.

Neue Geschäftsfallzeile erzeugen (Verbund lösen): Wird mit dieser Option kopiert, so werden die Zeilen in den Zielbeleg ohne jeden Zusammenhang zu den Quellzeilen kopiert (die Zeilen verhalten sich dann, als wären sie im Zielbeleg manuell eingefügt worden).

Belegzeilenverlauf nicht erzeugen: Ist diese Option aktiv, so ist der Zusammenhang zwischen den Zeilen zwar noch gegeben (für Auswertungen der Kreuztabelle usw.) allerdings wird kein Belegzeilenverlauf angelegt. So können z.B. Belege gelöscht werden, obwohl Folgebelege darauf verweisen.

Preise lt. eingestellter Preisfindung: Wenn diese Option aktiv ist, so wird für die kopierten Zeilen die Preisfindung verwendet, ansonsten werden die Preise des Quellbelegs übernommen.

Nur die am Lager verfügbare Menge übernehmen: Ändert die Menge der Zielzeile auf die aktuell am Lager verfügbare Menge.

Nur von Bedeutung, wenn Sie eine „echte“ Lagerführung über das Programm durchführen.

Textzeile mit Informationen des Quellbeleges erzeugen:

Ist diese Option aktiv, so wird als erste kopierte Zeile ein Langtext eingefügt, der Informationen des Quellbelegs enthalten kann (z.B. Belegdatum und Belegnr). Die im Text angezeigten Informationen können frei gewählt werden.

Falls Sie die Texte anpassen möchten bzw. keine Texte erzeugt werden, wenden Sie sich bitte an den Support.

Beleg(e) in aktuellen Geschäftsfall übernehmen und dann kopieren:

"Verschiebt" den Quellbeleg in den aktuellen Geschäftsfall, in dem im originalen Geschäftsfall ein Ablagebeleg erzeugt wird und der Quellbeleg im aktuellen Geschäftsfall automatisch neu angelegt wird.

Ablagebeleg für originalen Quellbeleg:

Hier wird der oben beschriebene Ablagebelegtyp gewählt (in der Regel "Ablage")