Fax

Erstellen von Kurzfax:

Sie können ein neues Fax von überall in com(organize) aus mit der Tastenkombination "Strg" + "F" starten.

Andere Möglichkeiten sind:

* vom com(organize)-Hauptmenü aus auf:  --> Datei --> Neu --> Fax gehen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

An:   /   Fax an:   /   Firma:     /    Zuweisung:

Sie können wie gewohnt mit dem Supersuchschlüssel nach Kunden, Lieferanten oder Kontakten suchen. Die Faxnummer wird aus dem Stammsatz automatisch übernommen. Wenn im Stammsatz noch keine Faxnummer hinterlegt ist, müssen Sie diese manuell im Fax eintragen. Zusätzlich wird sofort beim Verschicken von Faxen, deren Faxnummer im Kundenstamm (...) eingetragen ist, eine Zuweisung auf den Kunden (...) gemacht. Ebenfalls erfolgt beim Faxeingang eine automatische Zuweisung zu denjenigen Kunden (...) bei denen die Faxnummer im Stammsatz hinterlegt ist!

Deckblatt: Sie können hier auswählen, ob das Fax mit Deckblatt oder ohne versandt werden soll:

Sendetermin:  Wenn Sie das Fax nicht sofort, sondern zu einem bestimmten Termin versenden wollen, müssen Sie zuerst die Funktion "Sendetermin" aktivieren (Kästchen links davon anklicken) und anschließend das gewünschte Sendedatum eintragen:

Hinweis: Beachten Sie, daß zu dem von Ihnen eingetragenen Sendetermin der Computer eingeschaltet und das Telefonnetz angeschlossen sein muß! Wenn dies nicht der Fall ist wird das Fax beim nächsten Start des Computers sowie des Faxservers verschickt.

Ansicht Deckblatt:

Mit dieser Funktion kann eine Voransicht des eingegebenen Faxes aufgerufen werden.

Deckblatt:

Das Deckblatt für Fax wird üblicherweise bei der Neuinstallation von com(organize) laut Ihrer Vorlage eingestellt. Sollten Sie einmal Änderungen benötigen dann wenden Sie sich bitte an die Comtech-Hotline.

Beispiel für Deckblatt:

Belege bzw. Dokumente als Fax senden: siehe unter: "Belege als Fax senden"

Bestehende Fax bearbeiten:

Wenn Sie im Faxordner ein Fax mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie folgende Funktionen auswählen:

Öffnen: Öffnet das Fax und Sie können es entweder neu versenden (auch an eine andere Faxnummer) oder als Mail senden. Dabei wird das Fax in ein Mail umgewandelt

Fax als ungelesen markieren: Sie können ein bereits gelesenes Fax wieder als ungelesen markieren. Damit erscheint die erste Textzeile wieder zusätzlich unter dem Betreff (in blauer Schrift):

Fax als Mail weiterleiten:  diese Funktion öffnet ein neues Mail und übernimmt den Inhalt des Fax in das Mail:

Sie müssen nur mehr die Mail-Adresse des Empfängers eintragen.

Druck: druckt das Fax aus (geht aber vorher in die Voransicht)

Nachricht für Verlinkung markieren: Mittels dieser Funktion können Sie das Fax für die Verlinkung zu einer anderen Nachricht (Job, Termin,...) in der com(organize) markieren. Anschließend müssen Sie diejenige Nachricht, zu der das Fax verlinkt werden soll, aufrufen bzw. neu anlegen und im Feld "Anlage" (ganz unten) mit der rechten Maustaste anklicken. Sie erhalten folgende Auswahl:

Das vorher markierte Fax wird automatisch als Anlage zum Mail hinzugefügt.

Diese Funktion hat den Vorteil, daß somit die Datei nicht jedesmal auf der Festplatte als weitere Anlage abgespeichert werden muß, sondern nur ein Link für die Nachricht abgespeichert wird. Dokumente sollten wenn möglich immer so den internen Nachrichten zugewiesen werden.

Bei externen Nachrichten darf diese Funktion nicht angewendet werden.

Nachricht zuweisen: hier können Sie das Fax entweder einem Kunden (...) zuweisen oder eine bereits vorhandene Zuweisung ändern.

Nachricht einem Projekt zuweisen: damit können Sie das Fax sofort einem Projekt zuweisen; im Unterschied zur obigen Funktion "Nachricht zuweisen" wird über den Supersuchschlüssel automatisch nach Projekten gesucht.

Eigenschaften: zeigt die Eigenschaften des Fax an, z.B. auch, wer das Fax empfangen hat bzw. wo es gespeichert wurde.

Fax-Ordner:

Ordner Eingang: enthält alle eingegangenen Fax

Ordner Ausgang: enthält alle ausgegangenen Fax

Ordner Aufträge: enthält Fax, die zwar bereits erfaßt, aber noch nicht versendet wurden, z.B. dann, wenn Sie einen Sendetermin eingetragen haben, der noch nicht erreicht wurde (siehe oben).

Ordner Fehler: in diesem Ordner wird dann ein Eintrag gemacht, wenn ein Fax nicht ordnungsgemäß versandt werden konnte, z.B. weil die gewählte Nummer (Gegenstelle) kein Fax-Anschluß ist oder wenn während der Übertragung ein Abbruch erfolgte, oder wenn ein "vorübergehender Engpaß im Netz" auftrat, u.a.

Zusätzlich zu diesem Eintrag erhält der Absender in der Mailbox eine Nachricht über den Fehler beim Versand.

Ordner "In Bearbeitung": enthält diejenigen Fax, die gerade versendet werden. Da der Versand üblicherweise sehr rasch erfolgt wird dieser Ordner normalerweise leer sein.