SAP iDoc

Mit Hilfe der SAP iDoc Schnittstelle können Bestellungen via Internet an den Großhändler gesendet werden und werden durch einen sogenannten OrderResponse bestätigt.

Auch für Bestellungen, die via Telefon/Email/Fax getätigt wurden wird vom Großhändler ein OrderResponse verschickt, so dass die bestellten Positionen auf diesem Weg auch in com(economy) erfasst sind.

Starten Sie die Belegerfassung und starten Sie die iDoc Schnittstelle über den Menüpunkt

In diesem Fenster können Sie sämtliche iDoc Funktionen aufrufen und haben eine Übersicht über alle bereits exportierten/importierten Belege.

	Nach neuen Daten suchen: Es wird am Server des Großhändlers nach neuen iDoc Daten gesucht.
	iDoc Einstellungen: Öffnet den Dialog für die iDoc Verbindungseinstellungen.
	Öffnet den ursprünglich exportierten Beleg, der in die markierte Datei ausgegeben wurde.
	Importiert die ausgewählte iDoc Datei in den geladenen Beleg.
	Exportiert den geladenen Beleg als SAP iDoc Datei.
	Zeigt Informationen über den gesamten markierten iDoc Vorgang.
	Ausgewählte Dateien löschen
	Fenster ausblenden: schließt das iDoc Fenster

In diesem Beispiel wird eine Bestellanfrage via iDoc an den Großhändler übertragen.

Hier können nun die gewünschten Einstellungen für den Export gewählt werden.

Lieferant	Der gewünschte Großhändler
Komplettlieferung vorschreiben	Es werden alle bestellten Positionen auf einmal geliefert, dadurch kann es allerdings zu Lieferverzögerungen kommen
Lieferadresse verwenden	Ist diese Option aktiv, so kann eine spezielle Lieferadresse angegeben werden
Interne Adresse als Leiferadresse verwenden	Ist diese Option aktiv, so wird die in den Systemvereinbarungen hinterlegte interne Adresse als Lieferadresse verwendet. Zusätzlich werden in der ersten Zeile der Adresse noch die Lieferung Zusatzinfo und der Sachbearbeiter ausgegeben. Dies kann z.B. für die Aufteilung der Lieferung in mehrere Pakete nützlich sein.
Abholauftrag	Kennzeichnet die Bestellung als Abholauftrag
Lt. Angebot Nr.	Wird dieses Feld ausgefüllt, so gelten die Preise lt. der eingetragenen Angebotsnummer
Liefer/Abholdatum	Das gewünschte Lieferdatum bzw. das Abholdatum bei einem Abholauftrag. Kein Datum entspricht einer Lieferung bei der nächsten Tour.
Lieferung Zusatzinfo	Die hier eingetragenen Infos werden auf dem Lieferschein des Großhändlers bei jeder Zeile mit ausgedruckt
Sachbearbeiter	Der Sachbearbeiter des Belegs
Telefon/Email	Falls vorhanden werden die com(organize) Daten des Benutzers verwendet. Werden diese Felder manuell ausgefüllt bzw. geändert, so werden für alle weiteren Bestellungen diese Daten verwendet.

Ist die Übertragung erfolgreich verlaufen, so wird aus der Bestellanfrage automatisch eine Bestellung generiert und verbucht. Diese wird nach der Übertragung in der Belegerfassung geöffnet.

Beim Starten der iDoc Schnittstelle wird automatisch der Server des Großhändlers auf neue OrderResponses geprüft. Eine Liste aller empfangenen Daten wird dann angezeigt.

Eine empfangene Antwort kann durch Klick auf

in den aktuell geladenen Geschäftsfall importiert werden. Für OrderResponses, die zu keiner Bestellung in com(economy) referenzieren, legen Sie am Besten eine neue Bestellung an und importieren die OrderResponse dann.

Im Punkt Vorschau Kopfdaten werden allgemeine Informationen zum Auftrag, sowie Lieferadresse, Projekt und Zahlungskonditionen angezeigt.

Falls zu der OrderResponse eine abweichende Lieferadresse geliefert wird, so wird diese als Lieferadresse in den Beleg übernommen.

Hier sehen Sie die in der iDoc Antwort enthaltenen Positionen, sowie deren Verarbeitungsart (z.B. neu hinzugefügt, storniert).

Weiters werden Detailinformationen zu den Artikeln und Preise angezeigt. Falls Daten der durch iDoc empfangenen Artikel von den ursprünglich exportierten Artikeln abweichen sollten, so werden diese Abweichungen durch rote Schrift gekennzeichnet (siehe auch iDoc Einstellungen).

Im Feld Menge ist die jeweils bestellte Menge ersichtlich, im Feld Liefermenge die tatsächlich bestätigte Menge. Im Feld Folgebeleg können Sie wählen, in welchen Belegtyp die Zeilen außer der Bestellung übernommen werden sollen (z.B. Lieferschein für die Belastung der Baustelle bzw. Wareneingang für die Verbuchung der Istbestände).

Hier kann bei der Verarbeitungsart gewählt werden ob die Positionen automatisch verbucht und in Folgebelege kopiert werden sollen (Auswahl automatisch) oder einfach nur an den aktuell geladenen Beleg hinten angefügt werden (Auswahl manuell).

Weiters kann bei Preiswahl die Preisfindung der Positionen bestimmt werden und ein Rabatt und ein Faktor eingetragen werden, sowie der bereits bestehende Rabatt/Faktor verwendet werden.

Mit der Option Folgebelege automatisch buchen wird kontrolliert ob Folgebelege (z.B. Lieferschein oder Wareneingang) gleich beim Anlegen verbucht werden sollen.

Im Register Interne Einstellungen kann die Verarbeitungsart der Positionen festgelegt werden:

Orderbelegtyp:	In diesen Belegtyp werden Positionen beim exportieren oder importieren kopiert
Folgebelegtyp:	Das ist der Vorschlagswert für den Folgebelegtyp beim Import von iDoc Daten
Neue Artikel LG:	Artikel, die neu angelegt werden, bekommen diese LG hinterlegt
Faktor:	Neue Artikel werden mit diesem Faktor angelegt
Positionen markieren bei Änderung von:	Mit diesen Optionen kann festgelegt werden bei welchen Änderungen die Zeilen beim Import rot markiert werden sollen.

Im Register Verbindungseinstellungen werden der Server des Lieferanten sowie Ihre Zugangsdaten hinterlegt. Diese Daten erhalten Sie von Ihrem Großhändler.

Ist der Internet Explorer 6 installiert, so kommt statt Punkt 2 und 3 die Meldung

In der durch Klick auf Zertifikat anzeigen der Dialog zum installieren des Zertifikats geöffnet werden kann.