Profile anlegen

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Es muss für jeden Großhändler/Lieferanten zumindest ein Übernahmeprofil angelegt werden. Dieses Profil enthält sämtliche Angaben, die zur Wartung der Daten dieses konkreten Lieferanten erforderlich sind.

Beim Preiswarten werden dann die Einstellungen dieses Profils verwendet.

Je nach gelieferten Daten können durchaus auch mehrerer verschiedene Übernahmeprofile für einen Lieferanten erforderlich sein. So unterscheidet sich normalerweise das Übernahmeprofil für die Nettopreise vom Profil für die "normale" Preiswartung. Ein weiteres Profil ist z.B. für das Einspielen von Stücklisten (Sets) erforderlich.

Beispiel:

Die wichtigsten Übernahmeprofile werden bei Installation von com[economy] bereits mitgeliefert.

ACHTUNG! Sie dürfen ein bereits einmal verwendetes Profil nicht mehr ändern, ohne vorher mit der Comtech-Hotline gesprochen zu haben. Da mit dem Original-Profil ja schon einmal Daten eingespielt wurden muss beim Ändern eines Profiles darauf geachtet werden, dass es zu keinen falschen Daten-Kombinationen kommt.

Beispiel: wenn Sie das Lieferantenkurzkennzeichen (Lieferantencode) ändern und dann gleich nochmals die (Artikel-)Daten einspielen, werden diese Artikel ein zweites Mal mit dem anderen Lieferantencode angelegt und die vorhandenen Artikel bleiben unverändert. Sie haben dann die Artikel doppelt im Stamm!

Anlage eines neuen Profiles:

Die Anlage eines neuen Profiles erfolgt in zwei Schritten:

1. Schritt: Anlage eines neuen Lieferanten (=Profilkopf):

Geben Sie den Namen des neuen Lieferanten und den gewünschten Kurzcode an und speichern Sie anschließend die Eingaben mir F2.

Das Lieferantenkurzkennzeichen (Lieferanten Code) sollte eindeutig auf den Lieferanten hinweisen, da diese Kurzbezeichnung unter anderem auch als Grundlage für Serienänderungen herangezogen werden kann. Achten Sie darauf, dass Sie jedes Lieferantenkennzeichen nur einmal verwenden!

2. Schritt: Anlage der eigentlichen Übernahmeprofile (Detailinformationen):

Rufen Sie (falls nicht mehr am Bildschirm vorhanden) zuerst den vorher angelegten Profilkopf des Lieferanten wieder auf und geben Sie den Namen des Übernahmeprofils an, z.B. "Preiswartung"

Anschließend sind bei jedem Profil verschiedene Masken auszufüllen:

Datenquelle:

Name der Übergabedatei: dieses Feld sollte bei der Anlage des Profils frei bleiben da erst bei der Durchführung der Preiswartung feststeht, wo bzw. unter welchem Namen die Datanorm Datei gespeichert ist. Früher wurden Preiswartungsdateien meist auf Disketten bzw. CDs geliefert, heute erfolgt dies bereits zu einem Großteil über Internet - entweder als Anlage zu einem Mail des Lieferanten oder direkt durch Downloaden von der Großhändler Homepage.

Datei nach Übernahme löschen: grundsätzlich werden alle Dateien die Sie warten vor der eigentlichen Preiswartung zusätzlich in den com[economy] - Ordner (Unterordner \PREISW\XXX  wobei XXX = Lieferantencode) kopiert.  Wenn Sie wollen, dass diese Dateien nach der erfolgreichen Preiswartung aus diesem Unterordner wieder gelöscht werden sollen, müssen Sie diese Option aktivieren.

Hinweis: das war früher aus Platzgründen auf den Festplatten sinnvoll, hat aber heute kaum mehr Bedeutung.

Textfeld: In diesem Textfeld können Sie Angaben machen, wo z.B. div. Dateien zu finden sind oder wie diese über das Internet zu besorgen sind. Dieser Hinweis hilft dann denjenigen Sachbearbeitern, die die Preiswartung tatsächlich durchführen sollen.

Version: / vom: / Währung:  diese Felder werden beim Profil nicht hinterlegt sondern bei der Durchführung der Preiswartung (je nach Lieferant) zur Kontrolle angezeigt.

Artikel-Matchcode:

Hier wird eingestellt, wie sich der Artikelmatchcode zusammensetzen soll. Generell wird die Lieferanten - Artikelnummer als Artikelmatchcode verwendet. Dazu können von der Lieferantenkurzbezeichnung ein bis drei Zeichen mit einem Verbindungszeichen vor, oder nach der Lieferanten - Artikelnummer angehängt werden. Dies zusammen ergibt den eigentlichen Artikelmatchcode in com[economy].

Grund für diese Kombination zwischen Lieferanten-Artikelnummer und Lieferantenkurzbezeichnung: wenn Sie mehrere Lieferantenstämme einspielen, können zwei Lieferanten genau dieselbe Artikelnummer verwenden. Dies könnte dann vom Programm nicht mehr korrekt verarbeitet werden. Durch die zusätzliche Hinterlegung (eines Teiles) des Lieferantencodes ist dann jeder Artikelmatchcode eindeutig.

Lieferantenkurzbezeichnung: In diesem Feld können Sie hier nichts eingeben/ändern. Es wird der Kurzcode angezeigt, den Sie beim Anlegen des Lieferanten bestimmt haben.

Zeichen von Lft. Code an Artikel anhängen: hier können Sie angeben, wieviele Zeichen des Lieferantencodes Sie beim Artikelmatchcode zusätzlich anhängen wollen.

Sie können maximal 3 Zeichen berücksichtigen. Da im Artikelstamm immer auch zusätzlich die Original-Artikelnummer des Lieferanten hinterlegt ist funktionieren zukünftige Preiswartungen bzw. Bestellungen einwandfrei.

Verbindungszeichen zu Artikel: zur besseren optischen Übersicht sollten Sie zwischen der Original-Artikelnummer und dem Lieferantencode ein Trennzeichen hinterlegen. Am besten bewährt hat sich der Bindestrich.

Vor/ nach dem Artikel anhängen: hier können Sie festlegen, ob die zusätzlichen Buchstaben des Lieferantencodes vor oder nach der Original-Artikelnummer angehängt werden sollen.

 beide Varianten haben Vor- bzw. Nachteile:

VORNE: wenn Sie den Lieferanten vor die Artikelnummer hängen, können Sie in den Auswahllisten mit F4 gezielt nach dem Lieferanten suchen, z.B. "HOL" (für Holter) - zeigt alle Artikel an, die mit HOL beginnen. Sie müssen allerdings dann zusätzlich die Anfangszeichen der Artikelnummer eingeben, um gezielt zu einem bestimmten Artikel zu springen.

NACHHER: bei der Suche nach Matchcode können Sie sofort die Artikelnummer eingeben; alle Artikel, die mit demselben Matchcode beginnen, stehen unmittelbar hintereinander (z.B. alle FX20), wobei der Lieferantencode nachher folgt, z. B.

FX20-LIM          (Limmert)

FX20-SCH        (Schäcke)

FX20-SON        (Sonepar)

Artikelgruppen:

Hier wird der Aufschlagsfaktor und die Preiswartungsart für alle N E U hinzukommenden Artikel / Leistungsgruppen eingestellt. Sind Artikel - / Leistungsgruppen bereits vorhanden, so wird der Faktor und die Preiswartungsart aus der Leistungsgruppe und nicht von hier genommen!

Faktor für neu anzulegende Artikelgruppen: Geben Sie hier an, mit welchem (Mindest-) Aufschlag Sie bei eventuell neu auftretenden Artikelgruppen arbeiten wollen. Faktor 1,30 bedeutet 30% Aufschlag. Weitere Informationen finden Sie unter Artikelgruppen.

Preiswahl für neu anzulegende Artikelgruppen: geben Sie hier den PW-Code an, mit dem eventuell neu auftretende Artikelgruppen berechnet werden sollen. Details siehe unter Preiswartungscodes.

Rabatte:

Rabatt laut:        

 Matrix: Rabatte werden in eine eigene Datei abgespeichert. Entweder werden Rabatte in einer eigenen Rabattdatei geliefert oder sie                        werden manuell eingegeben. Aus dieser Rabattmatrix werden bei der Preiswartung die Rabatte in die einzelnen Artikel                                übertragen.

 Artikelstamm: Rabatte werden direkt beim Artikel in der Artikeldatei mitgeliefert. Es wird keine eigene Rabattdatei mitgeliefert

 .

Rabattmatrix neu anlegen:

Falls keine Rabatte vorhanden sind, bzw. keine Rabatte beim Artikel mitgeliefert werden, dann kann hier ein Ersatzrabatt ( Standardrabatt) eingetragen werden, welcher auch in der Rabattmatrix hinterlegt wird.

Ersatzrabatt: Da mit diesem Ersatzrabatt die Rabattmatrix für diesen Lieferanten aufgebaut bzw. erweitert wird sollten Sie darauf achten, dass der hier angegebene Rabatt sinnvoll ist. Wenn Sie bei dem Lieferanten auf alle Artikel denselben Rabatt haben, dann geben Sie hier diesen Rabatt an. Wenn es aber verschiedene Rabattsätze gibt, die Sie evtl. erst im nachhinein mit dem Vertreter besprechen bzw. vereinbaren müssen, dann ist es sinnvoller, wenn Sie hier einen Prozentsatz angeben, den es nie geben wird (weil Ihnen der sofort auffällt), z.B. 1,11%.

Damit habe Sie später, wenn Sie die tatsächlichen Rabatte eintragen, eine gute Kontrolle, welche Rabattgruppen noch nicht überarbeitet sind (das sind dann diejenigen Rabattgruppen oder Artikel, die noch 1,11%  Rabatt hinterlegt haben).

Einstellungen:

Artikelnummer auch bei Änderung neu anlegen:

Der Artikelmatchcode (Lieferantenartikelnummer + Verbindungszeichen) wird auch bei Artikeln, welche als Änderungsartikel gekennzeichnet sind, wieder neu angelegt. Vorsicht bei selbstgeänderten Artikelmatchcodes.

EAN-Nummer/Referenznummer in Artikelnummer übernehmen:

Mit Hilfe dieser Option kann der in der Datanorm gelieferte (Hersteller) EAN Code in den Artikel Matchkode übernommen werden.

CU - Zuschlag auch bei VKN hinzurechnen ( nur PW 29):

Der Kupferzuschlag ist im Preis des Lieferanten, der über die Preiswartung kommt, nicht enthalten, wird aber je nach Preiswartungskennzeichen automatisch berechnet (der Verkaufspreis mit Edelmetallzuschlag wird nur errechnet, wenn dieser mit Einstandspreis mal Faktor gebildet wurde). Bei PW-Code 29 ist aber der EKN = VKN, sodass der Edelmetallzuschlag nur beim Einstandspreis hinzugerechnet wird.

Bei aktiver Option wird der Edelmetallzuschlag bei PW 29 auch im Verkaufspreis netto hinzugerechnet.

Wenn 2 Preise vorhanden, den ersten Preis berücksichtigen:

Bei der Netto-Preiswartung DATPREIS (= nur Preise ändern, kein Text, ME,...) können lt. Norm zu einem Artikel 2 Preise geliefert werden, z.B. als erstes Brutto minus Rabatt, als zweiter Preis der Nettopreis. Mit dieser Option kann ausgewählt werden, welcher Preis berechnet werden soll.

Brutto/Schauraumpreis einspielen:  Der Lieferant kann auch die empfohlenen Verkaufspreise mit der Datei datpreis.xxx mitliefern. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der "Brutto Einkaufspreis" in das Feld "Verkaufspreis" übernommen.  Die Berechnung des Einkaufspreises erfolgte bereits vorher mit der normalen Preiswartung (Datei datanorm.xxx).

Nettopreise nur in EP einspielen:  Diese Option ist in der Regel beim Import der datpreis Datei zu aktvieren, da so die enthaltenen Nettopreise nur in den Einstandspreis übernommen werden und keine Auswirkung auf den Verkaufspreis haben.

Artikelkurztexte nicht warten:

Mit dieser Funktion können Sie optional einstellen, ob die Artikelbezeichnung bei der Preiswartung nicht überschrieben werden soll (da sie z.B.: die Artikeltexte händisch geändert haben).

ANSI-Zeichen Konvertiertung:

Bei manchen Lieferanten werden in der Datanorm die Umlaute nicht korrekt mitgeliefert. Damit die Umlaute jedoch trotzdem korrekt eingespielt werden, ist diese Funktion eingebaut worden. Diese Funktion ist aber nur zu verwenden, wenn bei normaler Preiswartung die Umlaute nicht korrekt übernommen wurden!

LG nicht verändern:

Falls die Leistungsgruppen der Artikel manuell verändert wurden (um diese z.B. neu zu gruppieren) muss diese Option aktiviert werden, da ansonsten die vorgenommenen Änderungen wieder überschrieben werden würden.

Rabattgruppen als Warengruppen verwenden:

Falls keine Warengruppen Datei (Endung .wrg) mitgeliefert wurden können mit dieser Option die Rabattgruppen auch als Warengruppen angelegt werden.

Preiseinheiten nicht verwenden:

Die Datanorm bietet die Möglichkeit, dass Artikelpreise nicht für eine Einheit (m, stk,...) gelten, sonder für zB. 1000m. Standardmässig wir hier der Preis für 1000m eingespielt und im Artikelstamm zusätzlich die Preiseinheit abgespeichert. Diese Funktion ermöglicht es somit, dass bei niedrigen Preise und grossen Abgabemengen keine so hohen Rundungsdifferenzen auftreten, da in den Bearbeitungen der Preis immer mit dieser Preiseinheit zurückgerechnet wird.

EAN-Nummer nicht einspielen:

Die EAN-Nummer wird mit der Preiswartung nicht mitübernommen.

Bevorzugter Lieferant für Stücklisten:  Diese Option wird beim Einspielen der EDS-Stücklisten verwendet. Über die EAN-Nummer werden die Stücklisten-Komponenten mit dem hier eingetragenen bevorzugten Lieferanten verknüpft.

einzutragende Lieferantennummer:

Hier sollte die Nummer des Lieferanten in den Stammdaten hinterlegt werden. Das hat den Vorteil dass der Artikel für das Bestellwesen gleich den richtigen Lieferanten speichert, was z.B. bei Bestellungen lt. Lagerbestand nützlich ist.

Matchcode übernehmen

in Artikelnummer

E-Nummer

Mitgelieferte Machcodes vom Großhändler (nicht zu verwechseln mit systeminternen Matchcodes), können entweder im Feld E - Nummer oder im Feld Arikelnummer abgespeichert werden. Da die mitgelieferten Matchcodes zum Teil ident sind, empfiehlt es sich, diese im Feld E - Nr. abzuspeichern, da ansonsten die Fehlermeldung "Status 28: Doppelte Datensätze sind nicht erlaubt" auftreten kann.

Änderungssatz

gilt als Änderung

gilt als Neuanlage:

Artikel mit Änderungskennzeichen werden bei Punkt "Änderung" nur geändert, wenn dieser Artikel auch tatsächlich angelegt ist. Bei "Neuanlage" wird der Artikel mit Änderungskennzeichen auch angelegt wenn dieser nicht im Artikelstamm vorhanden ist.
 
 

Ablauf:

Mit diesen Einstellungen kann hinterlegt werden, wo und unter welchem Namen die Datei am gelieferten Datenträger vorhanden ist.

Außerdem kann festgestellt werden, ob es sich um eine komprimierte Datei handelt, welche zuerst entpackt werden muss, bzw. kann auch ein Suchbegriff eingegeben und abgespeichert werden, welcher den gelieferten Vorlauftext über das Vorhandensein der gewünschten Datei überprüft.

Bei komprimierten Dateien ist darauf zu achten, dass die Option "nach ausführbarer Datei suchen" aktiv ist und ein entsprechender Suchbegriff ( zB.: gerstmaier.exe) eingetragen ist.

Speichern Sie abschliessend die Einstellungen mit F2 ab.

Suchpfade: z.B.: Voreinstellung des Verzeichnisses, in dem die zu wartende Datei sein soll (muss natürlich vorher in dieses Verzeichnis kopiert werden, z.B. über Internet-Download); Beispiel: c:\preisw\holter

Suchbegriffe: nach diesem Suchbegriff wird der Vorlauftext der zu wartenden Datei durchsucht/kontrolliert

Datei: üblicher Name der zu wartenden Datei, z. B. "Datpreis"

Ext.: übliche Datei-Erweiterung der zu wartenden Datei, z.B. ".RAB" für die Rabattdatei (braucht aber dann ein eigenes Profil zur Kontrolle)

Folgeprofil:  hier könnte das nächste zu verwendende Profil hinterlegt werden, diese Funktion findet aber bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Nach ausführbarer Datei suchen:  Falls die Preiswartungs-Dateien in einer sich selbst entpackenden EXE Datei geliefert werden, so kann nach dieser Datei gesucht werden. Diese Funktion findet aber bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Dateitypen: hier könnten Sie angeben, welche (individuelle) Dateivariante Sie verwenden; heute ist allgemein "Datanormdatei" üblich.

Artikel sperren:  Diese Funktion findet bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Artikelgruppen sperren:  Diese Funktion findet bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Rabatte sperren:   Diese Funktion findet bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Einstellungen sperren:  Diese Funktion findet bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Sonstige Funktionen:

Normal: In der Regel ist dieser Wert zu aktivieren, somit wird das Profil als Standard Datanorm Profil deklariert.

Profilgruppe:  Dient um mehrere Profile zu Gruppen zusammenzufassen. Diese Funktion findet aber bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Subprofil:  Kennzeichnet ob das angelegte Profil ein Subprofil einer Profilgruppe ist. Diese Funktion findet aber bei aktuellen Datanorm Dateien keine Verwendung mehr.

Exportieren: / Importieren:  mit diesen beiden Funktionen können Sie ein konkretes Preiswartungsprofil von einem EDV-System (z.B. in der Zentrale) auf ein anderes EDV-System (z.B. in der Filiale) übertragen.