Empfängerlisten

Für den Versand von externen Massenmails oder Massenfax ist es notwendig, vorher in einer Empfängerliste festzulegen, WER dieses konkrete Mail oder Fax erhalten soll. Sie können für verschiedene Aussendungen jeweils gesonderte Empfängerlisten anlegen und speichern (z.B. eine "Weihnachtsliste", eine "Planerliste", usw.)

Wenn Sie das Programm starten erhalten Sie folgende Maske in der Sie entweder bereits vorhandene Listen bearbeiten oder eine neue Liste anlegen können:

Neue Liste anlegen:

Sie müssen zuerst in der noch leeren Liste zumindest einen Empfänger eintragen (siehe unten) und dann die Liste schließen ().

Beim Schließen kommt zuerst folgende Frage:

Beantworten Sie diese Frage mit "Ja". Daraufhin erscheint folgende Maske, in der Sie den gewünschten Namen der Liste eintragen können.

Speichern Sie Ihre Eingaben mit "OK F2".

Eingabe der Empfänger:

Wenn Sie in das Feld “Bearbeiten„ klicken, können Sie entweder mit der Auswahlliste ( Taste F4 ), oder mit dem Supersuchschlüssel ( Tastenkombination Alt+F ) nach Kunden, Lieferanten und Kontakten suchen.

den ersten Empfänger anlegen: Gehen Sie zuerst mit der linken Maustaste in die erste Zeile unter "Bearbeiten":

  und wählen Sie anschließende mit F4 oder mit dem Supersuchschlüssel ("Alt" + "F" ) den gewünschten Empfänger (Kunden. Lieferanten, Kontakt, Projekt) aus.

Die Entscheidung, ob Sie einen Kunden oder einen anderen Empfängerkreis nehmen wollen können Sie anschließend in der Auswahlmaske am unteren Rand treffen, wenn die Ergebnisse angezeigt werden:

weitere Empfänger anlegen:

Markieren Sie mit der linken Maustaste irgendeinen bereits vorhandenen Empfänger und starten Sie eine neue Suche ("F4" oder Supersuchschlüssel: "Alt" + "F").

Der neu ausgewählte Empfänger wird in der Liste dazugefügt.

Löschen von Empfängern:

Wenn Sie einen Empfänger aus der Liste löschen wollen, müssen Sie die entsprechende Zeile mit der linken Maustaste markieren und anschließend auf die Taste "Entf" drücken. Sie erhalten dann folgende Sicherheitsabfrage:

Sie können auch mehrere Empfänger zugleich löschen:

Markieren Sie alle zu löschenden Zeilen, indem Sie zugleich auf die Tasten "Strg" (= einzelne Zeilen markieren) oder "Shift" (Bereich von/bis markieren) drücken und die Zeilen mit der linken Maustaste markieren.

Löschen von Empfängerlisten:

Rufen Sie die zu löschende Liste auf und klicken Sie auf den Button: .

Empfängerliste umbenennen:

Rufen Sie die zu löschende Liste auf und klicken Sie auf den Button: .

Anschließend geben Sie in der folgenden Eingabemaske den neuen Namen der Liste ein:

Verschicken von Massensendungen:

Wenn Sie eine Nachricht / Fax an eine bestimmte Empfängerliste verschicken wollen, müssen Sie bei der Empfangsadresse folgendes eingeben: "LISTE: Name der Empfangsliste":

Hinweis: Beachten Sie beim Massenmaillings unbedingt folgenden Aspekt. Wenn Sie in der normalen An-Adresse LISTE:LISTENNAME eintragen, ist für jeden Empfänger dieses Maillings ersichtlich, wer dieses Mail bekommen hat. Falls Sie das nicht wollen ist es am besten, wenn Sie in der An-Adresse Ihren internen Namen eintragen und in der Adresse BCC (B steht für blind) die Liste eintragen. Somit ist für den Empfänger nicht ersichtlich, dass dieses Mail auch an andere versandt wurde.