Einkaufsbelege erzeugen

Mit dieser Funktion können Sie z.B. aus einem Auftrag eine Bestellung erzeugen (je nach den bei Ihnen eingesetzten Modulen und Belegarten sind z.B.: Bestellanfrage, Bestellung, Wareneingang, Retoure und Rechnungseingang möglich).

Starten Sie entweder über den Menüpunkt Optionen > Einkaufsbeleg erzeugen oder über das

Im folgenden Auftrag wurden Positionen von zwei verschiedenen Lieferanten eingetragen: die erste Zeile FX20 wurde dem Lieferanten LIM zugewiesen, die folgenden Zeilen dem Lieferanten Schäcke.

Hinweis: Die Zuordnung der einzelnen Artikel zum richtigen Lieferanten muss im Artikelstamm in der WW-Erweiterung 2 im Feld Lieferant-Nr. erfolgen. Die reine Zuordnung im Feld Kennzeichen / LF genügt NICHT!

Über die Funktion „Einkaufsbeleg erzeugen“ wurde „Bestellung“ ausgewählt. Das Programm will nun von Ihnen wissen, ob Sie eine Bestellung lt. Lager machen wollen oder aus einem anderen Beleg = Auftrag:

anschliessend wird Ihnen eine Liste aller Aufträge des aktuellen Kunden gezeigt:

Wenn Sie den gewünschten Beleg ausgewählt haben, erscheint folgende Maske (neuer Belegkopf):

Sie sollten (nach dem Bestätigen der Meldung) den Vorgang abbrechen, den Auftrag buchen und dann nochmals starten.

Wenn der Auftrag korrekt gebucht ist, erscheint nach der Maske für die Beleg-Grundeinstellungen folgende Maske mit zwei Bestellungen:

Sie können entweder auf „Fertigstellen“ klicken und damit den Bestellvorgang abschließen oder Sie können auch Änderungen durchführen, z.B. die vorgeschlagene Bestell-Menge ändern oder das gewünschte Lieferdatum oder den mit dem Vertreter ev. anders vereinbarten EP:

Wenn Sie (nach ev. erfolgten Änderungen) auf „Fertigstellen“ klicken, erscheint folgende Maske:

Hier können Sie noch angeben, ob die beiden „ausgewählten Belege“ auch gleich gebucht werden sollen, was sinnvoll ist.

Über den Belegnavigator (

)können Sie sich die erzeugten bzw. vorhandenen Belege anzeigen lassen:

Über die Kreuztabelle (

) könnenSie sich noch einen Überblick verschaffen, welche Artikel noch nicht komplett bestellt wurden (z.B. wurden vom letzten Artikel YE1,5SW bisher nur 120 m bestellt, obwohl im Auftrag 250 m enthalten sind).

Hinweis: Sollten Sie von einer Position mehr benötigen als im Auftrag enthalten war dann können Sie trotzdem eine weitere Bestellung aus dem Auftrag machen. Die bereits vollständig bestellten Artikel werden mit Menge Null angezeigt, Sie können aber natürlich die zusätzlich zu bestellende Menge eintragen.

Laden Sie die zum Wareneingang gehörende Bestellung und starten Sie den Einkaufsbeleg-Asistenten (wie bei der Bestellung)

•	Einstandspreise im Beleg verändern: diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn Sie die Einstandspreise nicht über die Preiswartung aktualisieren wollen, sondern aufgrund der tatsächlichen Kosten bei jedem Einkauf einen neuen Durchschnitts-Einstandspreis berechnen lassen wollen.

•	automatischer Barcodedruck: Sie können mit jedem Lagerzugang automatisch die entsprechende Anzahl Barcodes drucken lassen

•

Spalte "EP" als "Lohn-EP" verwenden (Sonderfall für SAW): diese Funktion dient ausschliesslich dazu, um bei Preisanfragen oder Bestellungen von Dienstleistungen (z.B.: Leiharbeiter) den EP in den Lohn-EP zu übernehmen. ACHTUNG! wenn Sie diese Funktion verwenden dürfen auf demselben Beleg natürlich nur Dienstleistungen aufscheinen und KEINE Artikel!

In der nächsten Maske können Sie auswählen, auf welches Lager der Wareneingang gebucht werden soll und ob die Preise aus dem Artikelstamm oder aus dem Quellbeleg übernommen werden sollen:

Anschliessend kommt eine weitere Maske, in der Sie folgende Änderungen vornehmen können:

•	EP (Einstandspreis): wenn der angezeigte Preis nicht mit dem verrechneten Preis übereinstimmt

•	Rabatt: wenn der angezeigte Rabatt nicht mit dem gewährten Rabatt übereinstimmt

•	Barcode: hier können Sie die tatsächlich benötigte Menge an zu druckenden Barcodeetiketten eingeben

Wenn Sie vorher angegeben haben, dass Sie Barcode-Etiketten drucken wollen erscheint die Frage, ob Sie die vorbereiteten Etiketten jetzt drucken wollen. Wenn Sie mit „Ja“ antworten, verzweigt das Programm in den Etikettendruck.

Ansonsten erhalten Sie folgende Anzeige. Sie sollten wieder auf „ausgewählte Belege buchen“ klicken.

Sollte bei einer Warenlieferung nicht die gesamte bestellte Menge geliefert worden sein und Sie das beim Wareneingang entsprechend korrigieren, dann können Sie natürlich über die Restmenge aus der Bestellung wieder einen Wareneingang erzeugen. In diesem Fall schlägt Ihnen das Programm automatisch nur mehr die Restmengen als Wareneingang vor.

Hinweis: Sie können natürlich auch die vorgeschlagenen Mengen erhöhen, wenn mehr geliefert wurde als auf der Bestellung vorhanden war.

Sie starten diese Funktion und entscheiden, ob die Eingangsrechnung aufgrund von Bestellungen oder Warenlieferungen (= Wareneingänge) kontrolliert werden soll:

Anschließend müssen Sie den Lieferanten bzw. die Belege des entsprechenden Lieferanten auswählen, die fakturiert wurden.

Im nächsten Schritt geben Sie die Ihre Eingangs-Belegnummer, die Gesamtnettosumme der Eingangsrechnung und ev. Zusatzkosten, wie Fracht, Verpackung, o.Ä. an:

Hinweis: Die Belegnummer darf nur aus Ziffern bestehen da eine Übergabe in ein Buchhaltungsprogramm möglich ist!

Ausserdem können Sie entscheiden, ob diese Zusatzkosten (=Zuschläge) automatisch auf die einzelnen Positionen anteilsmäßig aufgeteilt werden sollen und ob der Einstandspreis im Artikelstamm automatisch neu berechnet und als „fixer EP“ gekennzeichnet werden soll (damit wird für diesen Artikel der EP nicht mehr über die normale Preiswartung (Datanorm) aktualisiert sondern über die Eingangsrechnungen).

Hinweis: die automatische Aufteilung der Zusatzkosten erfolgt nach folgendem System:

von den einzelnen Positionen wird das Produkt aus Menge x EP gebildet; anschliessend werden alle diese Beträge addiert (= Gesamtbetrag).

Der jeweilige Zuschlag wird durch den errechneten Gesamtbetrag dividiert (= Quotient mit Nachkommastellen) dieser Quotient wird wieder mit den einzelnen Mengen multipliziert und ergibt damit den Aufschlag je Artikelposition.

In der nächsten Maske müssen Sie das Lager angeben, auf dem der Wareneingang verbucht werden soll und woher die Preise genommen sollen (sinnvollerweise vom Quellbeleg):

Wenn Sie „Weiter“ gehen, zeigt das Programm die einzelnen Positionszeilen des Quellbeleges an.

Sie müssen unbedingt bei jeder einzelnen Zeile die Zeilensumme eingeben! Erst wenn die gesamten Zeilensummen mit der in der vorigen Maske eingegebenen Nettosumme (im Beispiel € 74,--) übereinstimmen, gibt es in der Spalte "Summe ..." am unteren Rand keine Differenz mehr.

Die in diesem Beispiel eingegebenen Zuschläge (Frachtkosten € 10,-- und Verpackung € 3,--) wurden anteilsmäßig auf die einzelnen Positionen aufgeteilt und die für diese Eingangsrechnung daraus entstehenden EP´s je Artikel neu berechnet.

Sollten in der letzten Zeile noch Differenzen aufscheinen (in roter Farbe), dann müssen Sie kontrollieren, wo ein Fehler ist. Gegebenenfalls müssen Sie entweder bei einer Zeilensumme Korrekturen vornehmen bzw. auch in den Spalten „Fracht“, „Verpackung“ bzw. „Zuschläge“ --- hier können Cent-Differenzen durch die automat. Aufteilung entstehen, die Sie manuell korrigieren müssen.

Erst wenn KEINE Differenzen mehr aufscheinen, können Sie den Beleg fertig stellen.

Falls Sie eine Übersicht über die letzten verwendeten Preise des Artikels benötigen können Sie mit dem Tastenkürzel Strg+6 bzw. dem Symbol

den Positionsnavigator aufrufen.

Hinweis: Wenn Sie in der Eingabemaske der ER-Summen NICHT aktiviert haben, dass die Zuschläge automatisch aufgeteilt werden sollen, dann müssen Sie diese Aufteilung manuell machen.

Hinweis: Voraussetzungen für die Lagerführung bzw. die Berücksichtigung der neu berechneten EP´s sind einerseits die entsprechenden Module (Lager; Bestellsystem) sowie die diversen Einstellungen, wie z. B.:

•	in der Belegvorlage Rechnungseingang die Einstellungen, dass der EP bei ER aktualisiert werden soll, welcher EP genommen werden soll sowie die Entscheidung, ob der EP bei einer ER-Aktualisierung fixiert werden soll.