Zählstände bearbeiten

Vor Start des Echtbetriebes bzw. zum Jahreswechsel müssen die Zählstände der einzelnen Belegarten entsprechend angepasst werden. Die Einstellungen erfolgen direkt in der Belegerfassung.

Überlegungen zur Rechnungsnummer:

Wenn bereits vor der Umstellung auf Com[economy]° mit einem anderen EDV-Programm gearbeitet wurde dann entsteht die Situation, dass Sie im alten EDV-System ja noch etliche, noch nicht fertig abgerechnete Aufträge gespeichert haben.

Da eine Übernahme solcher Daten in der Regel nicht möglich bzw. sinnvoll ist müssten Sie diese noch offenen Aufträge im neuen Programm nochmals eingeben.

In vielen Fällen ist es daher sinnvoll, die bereits im alten Programm erfassten Aufträge dort noch zu Ende zu führen und abzurechnen und mit allen neuen Angebote, Aufträgen, Regieaufträgen, usw. gleich mit dem neuen Programm Com[economy]° zu beginnen. Dadurch ergibt sich aber ein (theoretisches) Problem mit den laufenden Nummern, vor Allem im Bereich der Rechnungsnummern.

Die einfachste und auch buchhalterisch korrekte Lösung besteht darin, im alten System die bisherigen Nummern weiterlaufen zu lassen und im neuen System mit einem neuen Nummernkreis zu beginnen. Man könnte entweder im neuen Programm die Rechnungsnummern um eine Stelle erweitern oder, wenn das nicht möglich ist (weil z. B. eine angeschlossene Buchhaltung keine längeren Rechnungsnummern zulässt) eine größere Lücke freilassen.

Die in Ihrem Fall sinnvollste Lösung sollte auch Inhalt des Organisationsgespräches einige Tage/Wochen vor Einsatz von Com[economy]° sein.

Einzutragende Zählstände:

Für jeden Beleg gibt es zwei verschiedene Nummern:

1. Bearbeitungsnummer:  das ist die vom Programm intern verwendete Nummer; diese Nummer wird bei der Anlage eines neuen Beleges vergeben. Innerhalb desselben Geschäftsfalles erhalten gleiche Belegtypen immer dieselbe Bearbeitungsnummer mit dem Zusatz /1, /2 usw. Wenn der erste Lieferschein eines Geschäftsfalles z.B. die Bearbeitungsnummer 320 / 1 hat, bekommt der zweite automatisch 320 / 2. Beachten Sie bitte, dass es für JEDEN Belegtyp eine eigene Bearbeitungsnummer gibt. Wenn Sie also bei allen Belegtypen mit derselben Nummer beginnen (z.B. 7001 für den ersten Beleg im Jahr 2007) dann bekommen Sie sowohl ein Angebot mit der Bearbeitungs-Nummer 7001/1 als auch eine Lieferschein-Bearbeitungsnummer Nr. 7001/1 als auch eine Rechnungs-Bearbeitungsnummer 7001/1.

 Die Bearbeitunsnummer wird üblicherweise ausser beim Angebot NICHT gedruckt. (Sie finden einzelne Belege u.a. sehr schnell über die Geschäftsfall-Nummer).

2. Belegnummer:  Das ist diejenige Nummer, die beim Buchen eines Beleges als nächste drankommt, z. B. die Rechnungsnummer.

 Je nach Ihren Zählstände-Einstellungen kann es natürlich auch hier doppelte Nummern geben, also eine Rechnung mit der Belegnummer 70036 und einen Lieferschein und/oder einen Auftrag mit derselben Nummer. Die Belegnummer ist eindeutig und OHNE Zusatz!

 Die Belegnummer wird üblicherweise gedruckt.

Ob ein Beleg bereits gebucht wurde und daher eine Belegnummer hat sehen Sie am einfachsten in der "Auswahlliste Belegköpfe" (Start durch das Symbol neben der Bearbeitungnummer: ):

Eingabe der Zählstände:

Starten Sie die Belegerfassung und gehen Sie auf --> Optionen --> Einstellungen  --> Zählstände bearbeiten.

1. Bearbeitungsnummern: Es erscheint zuerst folgende Maske für die (internen) Bearbeitungsnummern:

Bitte beachten Sie, dass die von Ihnen eingetragene Nummer für den Beleg gilt, der in der Spalte "verwendet in folgenden Belegen" steht!

Ganz am Schluss der Liste der Bearbeitungsnummern stehen die Nummern für den Geschäftsfall und für die Barverkaufs-Abschlüsse. Diese Nummern sollten Sie NICHT ändern!

2. Belegnummern:

Wenn Sie auf klicken oder links auf kommen Sie zur Eingabe-Maske für die Belegnummern:

Tragen Sie die von Ihnen gewünschten Belegnummern ein:

Wichtiger Hinweis für den Jahreswechsel:

Wenn Sie für jedes Jahr neue Bearbeitungs- oder Belegnummern vergeben wollen dann achten Sie unbedingt darauf, dass die NEUEN Nummern nicht niedriger sind als die bisher verwendeten Nummern da ansonsten die Anzeige-Reihenfolge nicht mehr korrekt ist! Die beste Lösung ist es, am Beginn der Nummern die Jahreszahl anzugeben, also 7xxxx  für 2007, 8xxxx für 2008, usw. aber zumindest immer gleich lang!!! (oder länger).

Sonderfall Angebote:

Da Angebote keine buchbaren Belege sind erhalten sie auch keine Belegnummern. Beim Druck wird daher die Bearbeitungsnummer gedruckt: