Comtech XML
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Diese Funktion dient dazu, Belege innerhalb des Comtech-Systems auszutauschen (z.B. ein Angebot vom Laptop zum Hauptsystem) oder um einen kompletten Geschäftsfall (oder auch nur einzelne Belege daraus) am selben PC in einen neuen Geschäftsfall zu kopieren.
Datenabgleich: alle Stammdaten, die am Import-System bereits vorhanden sind, werden normal verwendet; alle Stammdaten, die am Import-System noch nicht vorhanden sind (Z.B. neuer Kunde, neuer Artikel, Durchlauftext) werden beim Import mit den Originalwerten des Export-Systems NEU angelegt.
Vorarbeiten:
1. Festlegung der Betriebsart:
Beim erstmaligen Start des Comtech-XML-Exportes müssen Sie angeben, welches System Ihr PC sein soll: Server oder Client. Die anschließend einzugebende Bezeichnung (Serverbezeichnung bzw. Clientbezeichnung) wird im System gespeichert und bei allen folgenden Operationen überprüft. Sie können eine einmal getroffene Zuordnung nicht selbst ändern (bei Bedarf bitte die Comtech-Hotline kontaktieren).
Wenn Sie aus einem geladenen Beleg die Comtech-XML-Export-Funktion starten, erscheint beim ersten Mal folgende Maske:
Sie müssen zuerst entscheiden, ob Sie (an diesem Arbeitsplatz) in Zukunft als Clientsystem oder als Serversystem arbeiten wollen. Anschließend kommt die Abfrage nach der Bezeichnung des Systems:
2. Bezeichnung des Systems festlegen:
Beispiel für die erstmalige Definition der Bezeichnung (Client):
Betriebsart Clientsystem: Ihr PC ist als Clientsystem definiert.
ACHTUNG HINWEIS: Auf dem Clientsystem können Belege nicht gebucht werden! Das Clientsystem (z.B. Laptop) ist dazu gedacht, um z.B. direkt beim Kunden ein Angebot zu erstellen und dieses dann auf das Hauptsystem zu übertragen. Die komplette Weiterbearbeitung des Geschäftsfalles (Auftrag, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, etc.) erfolgt aber dann auf dem Hauptsystem (Server).
Wenn Sie am Clientsystem einen Beleg buchen wollen erhalten Sie folgenden Hinweis:
Export:
Wenn Sie den Export starten werden Ihnen zuerst alle Belege des geladenen Geschäftsfalles angezeigt. Sie können entweder einzelne Belege markieren oder am unteren Rand anklicken: "kompletten Geschäftsfall auswählen":
Wenn Sie auf "Weiter" klicken, erscheint die Eingabemaske für die Export-Einstellungen:
Empfänger-System: Da Sie sich auf einem Clientsystem befinden brauchen/können Sie kein Empfänger-System angeben da der Empfänger automatisch das Server-System ist bzw. sein muß.
Ausgabedatei: geben Sie hier den kompletten Pfadnamen an, wohin die zu erzeugende Comtech-Datei gespeichert werden soll. Über die Auswahlliste (Symbol oder F4) gelangen Sie in den Windows-Explorer mit seinen Auswahlmöglichkeiten, z.B. für Windows Vista:
Hinweis: Wenn Sie den Dateinamen manuell eingeben, müssen Sie unbedingt die Endung .xml an den Dateinamen anhängen, sonst wird keine für das nachträgliche Importieren erkennbare Comtech-Datei erzeugt!
Wenn der Export erfolgreich beendet wurde erhalten Sie folgenden Hinweis:
Weiterbearbeitung der exportierten Datei: Die exportierte Datei muß zuerst an den Server geschickt werden (entweder per Mail - Anlage oder über einen anderen Weg) und wird dort dann über den Comtech XML-Import übernommen. Details dazu siehe unten.
Import: Sie können am Client-System nur Daten des Servers oder eines anderen Clients importieren.
Wenn Sie versuchen, eine selbst erzeugte Datei zu importieren erhalten Sie folgenden Hinweis:
Bei korrekter Auswahl der zu übernehmenden Datei erhalten Sie folgende Maske:
Wählen Sie zuerst diejenigen Belege aus, die Sie importieren wollen und stellen Sie anschließend im Feld "Verarbeitungsart" ein, was mit den ausgewählten Belegen geschehen soll.
Betriebsart Zentralsystem: Ihr PC ist als Zentralsystem definiert.
Export: der Export erfolgt sinngemäß wie beim Client-System, d.h. Sie müssen zuerst festlegen, WAS Sie exportieren wollen (einzelnen Beleg oder ganzen Geschäftsfall).
Anschließend müssen Sie bekanntgeben, an wen die Belege exportiert werden sollen. Beim ersten Export erhalten Sie zuerst die folgende Maske:
Geben Sie Bezeichnung des Clienten ein, an den die Datei gehen soll.
Wenn die folgende Meldung kommt, können Sie zusätzlich weitere Clientsysteme definieren:
Bei den weiteren Exporten können Sie aus der Auswahlliste die bereits früher definierten Empfänger auswählen:
Geben Sie noch den Namen der Ausgabedatei an (MIT der Endung .xml !!) und klicken Sie auf "Fertigstellen".
Import: Der Import erfolgt sinngemäß genauso wie beim Client-System (siehe oben).
Betriebsart "Kein zweiseitiger Datenaustausch": Über diese Betriebsart können Sie lokal auf Ihrem PC einen Geschäftsfall (oder einzelne Belege daraus) kopieren.
Export: Wenn Sie diese Funktion (aus einem geladenen Beleg heraus) starten erhalten Sie folgende Auswahlmaske:
Wenn Sie nur einzelne Belege in einen neuen Geschäftsfall kopieren wollen können Sie einstellen, ob Ihnen alle Belege angezeigt werden sollen oder nur einzelne Belegarten. Markieren Sie anschließend diejenigen Belege, die Sie kopieren wollen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, im unteren Teil zu aktivieren, daß der komplette Geschäftsfall kopiert werden soll:
Wenn Sie anschließend auf "Weiter" gehen, müssen Sie noch angeben, unter welchem Namen (Ordner) die Datei gespeichert werden soll:
Empfänger-System: Sie müssen die "<Kein zweiseitiger Datenaustausch>" angeben.
Ausgabedatei: geben Sie hier den kompletten Pfadnamen an, wohin die zu erzeugende Comtech-Datei gespeichert werden soll. Über die Auswahlliste (Symbol oder F4) gelangen Sie in den Windows-Explorer mit seinen Auswahlmöglichkeiten, z.B. für Windows Vista:
Hinweis: Wenn Sie den Dateinamen manuell eingeben, müssen Sie unbedingt die Endung .xml an den Dateinamen anhängen, sonst wird keine für das nachträgliche Importieren erkennbare Comtech-Datei erzeugt!
Import: Für den Import müssen Sie zuerst die Importdatei auswählen:
Anschließend werden Ihnen alle Belege in dieser Importdatei angezeigt und Sie können auswählen, welche Belege Sie in einen neuen Geschäftsfall übernehmen wollen:
Verarbeitungsart: wählen Sie die gewünschte Verarbeitungsart aus
Wenn Sie auf "Fertigstellen" klicken, erhalten Sie noch folgende Sicherheitsabfrage:
Nach der Neuanlage eines weiteren Geschäftsfalles und dem Import der Belege befinden Sie sich nach wie vor im vorher geladenen Beleg. Sie können aber über die Auswahlliste neben dem Feld "Geschäftsfall:" sofort in den neuen Geschäftsfall einsteigen.
Hinweis: Zeilennotizen werden NICHT in den neuen Geschäftsfall mit übernommen!
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