Hauptzeilensystem

Grundlagen:

In einem Geschäftsfall kann derselbe Artikel (dieselbe Position) in verschiedenen Belegen vorkommen, z.B. im Auftrag, im Lieferschein und in der Rechnung, usw.

Um diesen Artikel in div. Statistiken auswerten oder z.B. für die Rechnung zusammenfassen zu können muß das Programm eindeutig wissen, daß es sich um genau denselben Artikel handelt.

Regeln für erfolgreiches Zusammenfassen:

Damit das Programm weiß, welche Positionen zusammengehören, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:

*  die Artikelnummer muß identisch sein

*  die Positionsnummer muß identisch sein (kann auch leer sein)

*  und die Artikelbezeichnung muß identisch sein!!!

(daraus ergibt sich für das Programm dieselbe interne ID-Nummer aus: ArtNr.+PosNr.+Bezeichnung)

Wie entsteht eine identische Referenzierung:

a) durch Kopieren: wenn Sie eine Position aus einem (Quell-) Beleg in einen anderen (Ziel-) Beleg kopieren wird die Verknüpfung automatisch hergestellt. Sie  können entweder mit der Funktion "Einen neuen Zielbeleg ... erzeugen..." arbeiten (= senden der Positionen in einen anderen Beleg) oder durch die Funktion "Belegzeilen kopieren" (= holen der Positionen aus einem anderen Beleg).

b) manuell: Wenn Sie einzelne Artikel manuell erfassen, z.B. im Lager über einen Barcodescanner, dann können diese Artikel nur dann in einem Folgebeleg zusammengefaßt werden, wenn die oben beschriebenen Regeln erfüllt werden.

Hinweis: Beachten Sie in diesem Zusammenhang vor allem das Arbeiten mit Positionsnummern!!! Wenn derselbe Artikel eine andere Positionsnummer hat kann nicht zusammengefaßt (oder verglichen) werden!

Ändern der Referenzierung:  (mit Absicherung durch das Programm)

Wenn Sie bei einer bereits vorhandenen Position entweder die Positionsnummer oder den Text ändern überprüft das Programm (beim Verlassen der Zeile!) zuerst ob der Beleg, in dem Sie die Änderung durchführen, mit einem anderen Beleg verknüpft ist.

Wenn es keine Referenzierung mit einem anderen Beleg gibt passiert nichts weiter.

Wenn aber eine derartige Referenzierung besteht, kommt beim Beenden der Positionszeile sinngemäß folgende Meldung mit einem Hinweis, was geändert wurde:

Wenn Sie auf "weitere Informationen" klicken erhalten Sie folgende Hinweise:

Im obigen Beispiel wurde zuerst ein Auftrag erfaßt in dem die Positionsnummern durchlaufend ab 1 numeriert wurden.

Anschließend wurde aus dem Auftrag als neuer Zielbeleg ein Lieferschein gemacht und in der vierten Belegzeile die Positionsnummer von 1.3 auf 1.11 geändert:

  -- damit erschien die obige Meldung.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

a) Verknüpfung lösen: Wenn Sie diese Variante wählen, wird die Verknüpfung zu den anderen Belegen gelöst und die Zeile ist völlig eigenständig. Dadurch kann sie aber nicht mehr mit den anderen Belegzeilen verglichen werden (z.B. in der Kreuztabelle) oder z.B. für die Rechnung zusammengefaßt werden.

 Muster: Kreuztabelle:

b) Änderung in allen Belegen dieses Geschäftsfalles durchführen:

Mit dieser Variante bleibt der Zeilenverbund erhalten da die Änderung in allen anderen verknüpften Belegen ebenfalls durchgeführt wird.

Hinweis: Diese Variante ist nur möglich, wenn noch KEIN verknüpfter Beleg gebucht ist!

Wenn irgendeiner der verknüpften Belege bereits gebucht ist, erhalten Sie sinngemäß folgende Meldung:

  und können die Änderung vorerst nicht durchführen.

Maßnahmen: Wenn Sie die Änderung trotzdem durchführen wollen, müssen Sie zuerst bei allen anderen verknüpften Belegen zuerst die Buchungen zurücksetzen.

Dies können Sie auf verschiedene Arten machen:

- entweder direkt in der Belegerfassung durch den Aufruf des entsprechenden verknüpften Beleges und das Anklicken des Buchungssymbols

- oder über den Belegkopf: Beleginformationen, Button "Buchung rücksetzen"

- oder gleich in Serie für den gesamten Geschäftsfall über: Datei > Belege in Serie rückbuchen.

Wenn alle verknüpften Belege nicht mehr gebucht sind, können Sie die Änderung mit dieser Funktion (automatisch in allen anderen Belegen) durchführen.

c) Abbruch: .

Wenn Sie abbrechen kommen Sie wieder in das geänderte Feld. Sie können nun entweder die Variante "a) Verknüpfung lösen" wählen oder die

Änderungen verwerfen: Mit der Taste "F5" können Sie die von Ihnen gemachten Änderungen wieder rückgängig machen (= Änderungen verwerfen). Sie erhalten folgende Sicherheitsabfrage:

Wenn Sie mit "Ja" antworten wird in dem geänderten Feld der vorherige Zustand wiederhergestellt.

Sie können auch die Belegerfassung des Beleges komplett beenden. Dann erhalten Sie folgenden Hinweis:

Wenn Sie die Belegerfassung mit "Ja" beenden werden Ihre letzten Änderungen nicht berücksichtigt, wobei das immer nur die zuletzt bearbeitete Zeile betrifft!

Zusammenfassen von Positionen anhand der Referenzierung

Beispiel:

Aus zwei Lieferscheinen soll eine Rechnung gemacht werden, wobei derselbe Artikel auf  beiden (manuell angelegten) Lieferscheinen enthalten ist; in der Rechnung sollen dieselben Artikel zu einer Position zusammengefaßt werden.

Für das Kopieren von Belegzeilen in einen Folgebeleg gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Neuen Beleg anlegen: Sie können das Kopieren direkt bei der Anlage eines neuen Beleges (z.B. der Rechnung) starten.  Wenn Sie bei der Erfassung des Belegkopfes auf „Fertigstellen“ klicken kommt eine entsprechende Frage, ob Sie kopieren wollen. Details dazu siehe unter: "Belegkopf/Fertigstellen"

2. Zielbeleg erzeugen: siehe unter: "Beleg in neuen Zielbeleg kopieren".

3. in einen bereits vorhandenen Beleg Positionen aus anderen Belegen kopieren: Belegzeilen kopieren.

Beispiel (mit der Funktion "Zielbeleg erzeugen"):

Wenn Sie aus einem der beiden oben angeführten Lieferscheine einen Zielbeleg "Rechnung" machen wollen und gleichzeitig der zweiten Lieferschein berücksichtigt werden soll sowie gleiche Positionen zusammengefaßt werden sollen, dann müssen Sie folgende Angaben machen:

gleiche Zeilen zusammenfassen: aktivieren

weitere Belege auswählen: anklicken und dann den zweiten Lieferschein markieren:

Ergebnis:

Beispiel mit der Funktion "Belegzeilen kopieren":

auch bei der Funktion "Belegzeilen kopieren" können Sie auswählen, ob gleiche Zeilen zusammengefaßt (und ev. ein Mischpreis berechnet) werden soll(en):

Hinweis: Wenn Sie bei allen diesen Varianten das Zusammenfassen gleicher Zeilen NICHT aktivieren, werden die kopierten Positionen an die bereits bestehenden Positionen angehängt. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Kunde die Rechnung mit den einzelnen Lieferscheinen vergleichen möchte. Beim Ausdruck kann man zusätzlich angeben, daß die sog. Quellreferenzen, also Hinweise, WOHER die einzelnen Zeilen kommen, mitgedruckt werden sollen.

Ergebnis:  (nach Übernahme von drei Lieferscheinen OHNE Zusammenfassung)