EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Ab 25. Mai 2018 besteht als Datenverarbeiter die Pflicht zur Erstellung eines Datenverarbeitungsverzeichnisses, welches bei Prüfungen vorzulegen ist.
Datenverarbeitungsverzeichnis in der Comeconomy erstellen:
In den Stammdaten finden Sie unter Optionen den Punkt “Verarbeitungsverzeichnis (DSGVO)”
Bei “Betroffene Personengruppe” auswählen ob Sie es für Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter erstellen möchten und über “Verarbeitungsverzeichnis in Excel exportieren” ausspielen.
Wichtig: diese Excelliste ist maschinell vorbereitet und muss unbedingt angepasst werden.
Vorallem der letzte Punkt “Allgemein”, welches nur Beispiele von unserer Seite sind die nicht zwingend auf Ihr Unternehmen zutreffen müssen oder ergänzt gehören.
Wenn ein Kunde auch die comfinance verwendet, dann das Verarbeitungsverzeichnis unbedingt am Buchhaltungs-PC ausgeben (also auf dem Platz, auf dem die CF installiert ist).
Dann werden nämlich auch CF-Infos aus der Fibu ausgelesen und in das Verarbeitungsverzeichnis mit aufgenommen.
Wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen austritt, kann dieser verlangen, dass alle Einträge im Tätigkeitsprotokoll zu diesem Mitarbeiter anonymisiert werden (z.B. Änderung im Beleg, Artikel anlegen, …).
Dies erfolgt unter “Tätigkeitsprotokoll anonoymisieren”.
Kundendaten lt. DSGVO anonymisieren
Im Kundenstamm den gewünschten Kunden auswählen und beim Zahnrad auf “Kunde lt. DSGVO anonymisieren” klicken.
Nach Bestätigung des Warnhinweises wird folgendes geprüft:
| - | Wurde diesem Kunden in den letzten 7. Jahren eine Rechnung ausgestellt (Datum 1.1. d.J. und davon 7. Jahre zurück) -> Anonoymisieren wird abgebrochen, da Aufbewahrungspflicht besteht. |
| - | Hat dieser Kunde in den letzen 7. Jahren keine Rechnung von Ihnen erhalten werden die Daten im Kundenstamm und in allen Belegen anonymisiert |
Geschäftsfälle in Serie löschen
Im Kundenstamm gibt es zusätzlich die Möglichkeit dem Kunden ein Kennzeichen zur DSGVO zu setzen.
Möchten Sie in der Belegerfassung / Datei / Geschäftsfälle in Serie löschen kann u.A. auf dieses Kennzeichen “DSGVO-Filter lt. Kundenstamm” eingegrenzt werden.
