Mit Version 7.51 wurde das Geschäftsfallsystem eingeführt. Somit ist es jetzt möglich Belege übersichtlich nach Kunde zu bündeln (siehe Vergleich Struktur Version 6.xx / 7.xx).
Grundlagen:
Jeder einzelne Geschäftsfall kann aus unterschiedlichsten Belegen bestehen, z.B. ausgehend von einem Angebot über die Auftragserteilung, das Erstellen von Lieferscheinen bis hin zur Rechnung.
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Com[economy]° bietet Ihnen die Möglichkeit unter Ausnützung dieser verschiedenen Belegarten eine systematische und lückenlose Kontrolle jeder einzelnen Beleg-position zu erhalten. So können Sie z.B. genau feststellen, ob alle Positionen eines Auftrages letztlich auch abgerechnet wurden oder ob es noch offene Positionen gibt. Oder Sie können rückwirkend von der Rechnung aus genau feststellen, woher eine einzelne Position überhaupt kommt (war diese Position bereits im Auftrag enthalten? Kommt sie von einem Zusatzauftrag? Handelt es sich um zusätzliche Regie-leistungen und wenn ja: wann und in welchem Beleg wurden diese ursprünglich erfasst? usw.)
Wenn Sie diese Informationen erhalten wollen, müssen Sie Sich allerdings an das logisch aufgebaute und durch zahlreiche Kontrollen abgesicherte System des Belegflusses halten, d.h. Sie müssen ausgehend vom ersten Beleg eines jeden Geschäftsfalles (meistens Angebot oder Auftrag) die einzelnen Positionen in den jeweils folgenden Zielbeleg übertragen (kopieren). Nur dann kann das System feststellen, wie die Zusammenhänge zwischen Quell- und Zielbeleg sind. Natürlich können Sie jederzeit auch zusätzliche Positionen manuell eingeben. Diese werden dann z. B. im Belegzeilenverlauf grau hinterlegt und dadurch als manuelle Eingaben ohne Quellbeleg gekennzeichnet (Zusatzpositionen).
Sie sind aber keineswegs gezwungen sich an diesen Belegfluss zu halten. So wäre es z.B. denkbar, dass Sie einen Auftrag (z.B. kleineren Regieauftrag) sofort als Rechnung erfassen aber noch nicht ausdrucken und erst bei Fertigstellung aktualisieren und dann abschliessen (buchen) und ausdrucken. In diesem Fall kann das System allerdings Ihre manuell im (Rechnungs-)Beleg gemachten Änderungen nicht mit dem ursprünglichen Auftrag vergleichen, weil es den als eigenen Beleg ja nicht gibt.
Sie können selbst entscheiden, welchen Weg Sie jeweils pro Geschäftsfall einschlagen wollen. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt dass eine einheitliche Vorgangsweise für alle Arten von Geschäftsfällen (und vor Allem für alle Mitarbeiter) letztlich meistens sinnvoller ist als verschiedene Erfassungs- und Abrechnungs-varianten.
Durch die freie Definition von Belegarten kann man auch neue, individuelle Belegarten mit weiteren Funktionen erstellen.
Beispiel für den Belegfluss innerhalb eines Geschäftsfalls
Vergleich Struktur 6.xx / 7.xx
Version 6.x: keine Bündelung durch den Geschäftsfall
Version 7.x: Bündelung durch Geschäftsfall